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Comment créer un plan de travail efficace

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Votre entreprise est dans une situation de chaos et vous vous demandez si ce n’est pas le cas à cause d’un manque de plan de travail? Dans cet article, nous expliquons comment planifier efficacement ce plan de travail.

Les personnes avec lesquelles vous travaillez, aiment les plans, les rétroplannings, les tâches définies et attribuées sur calendrier. Cela n’est pas surprenant, dans le monde des affaires (et notre monde en général) qui peut tendre au chaos, il est nécessaire de faire des efforts d’organisation. C’est pourquoi vous devez ajouter une bonne planification du travail à tous les plans habituels de vos tâches de gestion de projet.

Ne faîtes pas les choses à l’envers: le plan de travail doit être calculé et pensé au millimètre près. C’est pourquoi, dans cet article, nous allons non seulement aborder ce qu’est exactement un plan de travail, mais nous allons également vous expliquer les étapes nécessaires pour créer un bon plan pour votre entreprise.

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Qu’est ce qu’un plan de travail?

Il faut toujours bien commencer ses démarches. Tout d’abord, clarifions ce qu’est un plan de travail. Nous pouvons affirmer qu’un programme de travail est un outil qui nous aide à organiser, optimiser et simplifier les tâches nécessaires pour atteindre nos objectifs.

L’idée est que votre plan vous permettra de planifier et gérer toutes les ressources nécessaires afin d’atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé. Mais également: cela vous aidera à systématiser toutes les informations générées par des processus automatisés. En résumé: un plan de travail efficace est la mise en place d’une stratégie qui vous permettra d’atteindre les résultats souhaités. Comment faut-il faire?

Étapes à suivre pour la création du plan de travail

Cette section pourrait s’intituler «créer votre système de travail en sept étapes» … Prenez en comptes les deux conseils suivants qui vous aideront à planifier ces étapes plus efficacement.

  • Votre plan doit vous être utile ainsi qu’à votre entreprise. Il ne faut pas écouter ce qui fonctionne ou non pour les autres entreprises, mais trouver ce qui est le plus efficace pour vous. 
  • Si votre plan de travail est volumineux, divisez-le en diverses étapes et identifiez-les de façon clair.

Une fois que c’est deux points essentiels sont clairs pour vous, il est temps d’établir les 7 étapes indispensables à sa création:

  1. Définissez l’objectif de votre plan. Que souhaitez-vous réaliser exactement? Il faut que vous définissiez l’objectif le plus clairement possible et définir des dates d’échéances précises. Un conseil: soyez réaliste quant à vos délais et ne chargez pas le personnel avec des objectifs impossibles.
  2. Écrivez l’introduction et le contexte de votre plan. Il y a sûrement plusieurs employés qui travaillent pour atteindre les objectifs de ce plan de travail, et cela ne les aidera à comprendre les motivations.
  3. Fixez vos buts et vos objectifs. Les buts sont des concepts plus généraux, tandis que les objectifs sont plus spécifiques et devraient même être marqués chronologiquement sur le calendrier de planification. Quant aux objectifs, essayez de les rendre SMART, qui en plus d’être “intelligent” en anglais est l’abréviation de “spécifique” (le plus détaillé sera le mieux), “mesurable” (si vos objectifs sont quantifiables, il sera plus facile de déterminer s’ils ont été atteints ou non), “réalisables” (rappel: soyez réalistes), “pertinents” (aller à l’essentiel, concentrez-vous sur des objectifs importants) et “date d’échéance” (un projet doit avoir une date de fin).
  4. Chaque plan de travail comporte une liste de ressources. Énumérez non seulement les ressources dont vous disposez, mais également celles dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.
  5. Définissez vos limites. Soyez honnête envers vous et votre entreprise: prenez en compte vos contraintes et limites. Il est préférable de définir ces limites et de réfléchir à la manière de surmonter les obstacles qu’elles impliquent.
  6. Identifiez les parties responsables (décideurs). Déterminez qui va s’occuper de chacune des tâches, faites-leur savoir et facilitez-leur la vie pour qu’ils puissent atteindre leurs objectifs.

Mettez votre stratégie par écrit. Il est préférable d’avoir une trace écrite. Alors mettez-vous au travail: listez les actions spécifiques de votre plan de travail, votre planning et sa chronologie. Ce type de stratégie est toujours plus compréhensible sur papier.

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Raül De Tena

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