La facture proforma dans ses moindres détails

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Ressemblant à un devis mais proche de la facture dans son contenu, la facture proforma est un terme très vague pour les auto-entrepreneurs ou bien les personnes extérieures à la comptabilité. À travers notre article, découvrez à quoi elle correspond, comment l’utiliser et ses différences avec la facture commerciale et le devis.

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Une facture proforma (“pour la forme” en latin) est un document commercial présenté sous forme de facture comme un devis officiel. On parle d’une facture provisoire ou d’un devis de vente (établi par le vendeur), qui va contenir les produits concernés par la vente (avec la description et leur prix).  

Comparé à une facture traditionnelle, c’est un bon de commande confirmé pour des biens ou services avant même la livraison, qui permet de se faire une idée du service demandé.  À la suite de ce document provisoire, la facture finale sera réalisée.  

Ses spécificités 

La facture proforma se différencie d’une facture classique par quelques spécificités propres à elle. Tout d’abord, et la plus importante, la facture proforma ne se comptabilise pas ! En effet, elle n’a aucune valeur fiscale ni légale. Ensuite, elle porte un numéro différent des factures traditionnelles, afin de ne pas les confondre, tout comme la mention obligatoire « Proforma ». 

Ses avantages

Le principal avantage de la facture proforma est qu’elle permet au destinataire d’avoir une idée bien précise de ce qui va lui être facturé, ce qui évite toute mauvaise surprise sur le service ou produit en question ainsi que le prix.

Autre avantage et non négligeable, la facture proforma permet de se faire payer la marchandise ou service en avance. En cas de client ayant des difficultés de paiement ou des problèmes financiers, la facture proforma permet de s’assurer du bon paiement de la prestation avant même d’envoyer la marchandise ou d’effectuer le service (la facture définitive étant réalisée ensuite). Elle peut également accélérer le processus de paiement en indiquant à votre client le montant qu’il devra s’acquitter à l’avance, ce qui lui permettra de prendre les dispositions nécessaires pour effectuer le paiement. 

Quand peut-on utiliser une proforma ?

  • Pour une transaction internationale, ce document est obligatoire pour la déclaration de la valeur des marchandises afin d’obtenir une autorisation des douanes. Dans ce cas, il faut signifier la nature des articles.
  • Lors d’une demande de prêt, certaines banques ou autres organismes financiers peuvent vous demander une facture pro forma, pour s’assurer de la fiabilité de votre projet à financer.
  • Si vous êtes dans la situation de devoir expédier à un client des échantillons de produits, il vous faudra envoyer également une facture proforma. En effet, sans exigence de paiement, ce document est nécessaire.

Comment établir la proforma ?

Différentes options s’offrent à vous pour faire votre facture proforma. Le plus simple reste le logiciel Microsoft Office et Excel. Vous avez à disposition différents types de factures proforma déjà préétablis qui feront l’affaire. Votre logiciel de facturation actuel doit probablement également inclure la fonction facture proforma, ce qui vous permettra de garder la même présentation de facture proforma que vos factures classiques. Dans les 2 cas, votre facture proforma devra comporter les mêmes mentions obligatoires citées plus tôt au-dessus. 

Autre alternative, créer sa facture proforma en ligne. Certains sites vous proposent d’établir votre facture proforma gratuitement en ligne. Via un modèle de facture simple, vous entrerez les informations de votre entreprise, la description des produits, les tarifs, la TVA, etc. Une fois toutes les informations intégrées, il vous faudra la télécharger. Simple et rapide, cette solution ne demande pas l’achat de logiciel, ce qui représente un coût en moins pour votre entreprise.   

Les mentions obligatoires à inclure dans votre proforma

  • Les coordonnées de votre entreprise et de celle du client
  • Prix, description et quantité du produit ou service en question
  • Modalités de transport
  • La mention « ProForma »
  • Date de création du document
  • La TVA
  • La validité de l’offre
  • Conditions générales de ventes
  • Conditions de paiement
  • La devise (si transaction à l’international)
  • L’incoterm (si transaction à l’international) 

Le paiement d’une proforma 

Le paiement d’une facture proforma s’effectue selon les conditions de règlement prévues entre les 2 parties (chèque ou virement bancaire). Une fois le paiement effectué, la marchandise peut être envoyée ou le service réalisé. Le comptable pourra alors éditer la facture finale sur la base de la facture proforma, puis la comptabiliser et faire le rapprochement bancaire avec le paiement reçu. 

Facture commerciale et proforma : comment les différencier ?

Une facture proforma et une facture commerciale sont bien similaires sur le papier. Elles comportent toutes les 2 les mêmes obligations à incorporer (coordonnées du client et du fournisseur, description des produits ou services, tarif unitaire, montant total, TVA, conditions de paiement, le transport, date d’édition, conditions générales de vente) et indiquent la valeur de la marchandise ou service. L’unique différence se trouve avec la mention « proforma » qui doit apparaître sur la facture proforma.

Cependant, la facture commerciale accompagne toujours des biens ayant une valeur commerciale.  Elle doit être payée par le client alors qu’une facture proforma peut être éditée sans marchandise ou avant le service. 

La grande différence entre les 2 types de factures se situe sur la valeur juridique. En effet, la facture proforma ne constitue pas une pièce juridique, au contraire de la facture commerciale, qui prouve l’achat ou la vente de biens ou de services. De ce fait, elle n’a ni valeur comptable, ni valeur légale. Ce qui justifie que le numéro de la facture proforma doit différer d’une numérotation de la facture commerciale.

Devis, proforma : quelle différence ? 

Avant de bien comprendre la différence entre les 2 documents, il est important de commencer par définir ce qu’est un devis. C’est un document écrit par lequel un fournisseur propose à son client une vente d’un bien ou la prestation d’un service à un prix qui restera valable jusqu’à l’accord ou refus du client. Une fois le devis signé, il sert d’accord et d’engagement officiel entre le fournisseur et son client. Il contient les mêmes informations que la facture proforma, à l’exception de la mention « proforma » elle-même. 

Des démarches différentes entre les 2 documents 

La facture proforma est généralement envoyée lorsqu’un client s’est engagé à effectuer un achat de biens ou une prestation de services sans pouvoir recevoir de facture commerciale parce que les détails définitifs n’ont pas été confirmés.

Le devis est envoyé à un client à la suite d’une demande de renseignements mais qui souhaite obtenir plus d’informations avant de s’engager à acheter quoi que ce soit et de signer. Cela lui permet de demander d’autres devis à divers concurrents afin d’obtenir le meilleur prix possible. Le prix mentionné sur les 2 documents peut être modifiable, avec l’accord des 2 parties. Mais que cela soit le devis ou la facture proforma, elles n’ont pas de valeur comptable.

Et contrairement à la facture proforma, le devis n’a pas de pouvoir pour obtenir des crédits ou des subventions.

Proforma, facture commerciale, devis : à la fois similaires et différentes

Plus rien ne vous échappe maintenant sur la facture Proforma. Vous la connaissez dans ses moindres détails, comment l’utiliser et comment la différencier de la facture commerciale et du devis. Que ce soit pour un paiement en avance, une demande de crédit ou une transaction import ou export, la facture proforma a plus d’un tour dans son sac.

Questions relatives à la Proforma

Peut-on comptabiliser une facture proforma ?

Non. Comme stipulé plus haut dans l’article, la facture proforma n’a aucune valeur légale ni fiscale. De ce fait, elle ne peut être comptabilisée. Il faudra attendre l’édition de la facture classique et son enregistrement comptable.

Comment faire une facture proforma sur Excel ?

Il existe plusieurs types de modèles de facture proforma disponibles sur internet gratuitement que vous pouvez trouver sans trop de difficulté. Vous pouvez également opter pour un modèle de facture classique directement sur votre logiciel Excel, tout en y faisant figurer la mention obligatoire « Proforma ».

Comment remplir une facture proforma ?

Le contenu d’une facture proforma est identique à une facture classique (coordonnées de votre entreprise ainsi que celles du client, description des produits ou services, prix unitaire, montant total, TVA, conditions de paiement, modalités du transport, date, conditions générales de vente) à l’exception de la mention proforma, à faire figurer obligatoirement sur la facture et au numéro de facturation, qui doit être différent de celui d’une facture commerciale.

Peut-on payer une facture proforma ?

Oui. En cas de difficultés financières du client ou de retard de paiement fréquent, l’émetteur de la facture proforma peut demander le paiement de la facture proforma avant l’envoi des produits ou la réalisation du service demandé. Cela permet d’éviter toute mauvaise surprise. Certaines entreprises optent même pour une facture proforma lors d’une première transaction pour s’assurer du sérieux du client avant de décider des conditions de règlement pour les transactions futures. 

Avec une facture proforma, faut-il une facture commerciale ?

Non. La facture commerciale est éditée après et n’est pas incluse avec la facture proforma. En tant que client, vous recevrez la facture au moment de la livraison du produit ou du service. En tant que fournisseur, vous émettez la facture définitive après avoir reçu le paiement.

Holded - Logiciel de Facturation
Jéremy Ernou

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