10 caractéristiques d’un ERP que vous devriez valoriser

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Le succès d’une entreprise dépend en grande partie des outils dont elle dispose, et l’ERP est sans aucun doute l’un des outils fondamentaux. Lorsqu’il s’agit de choisir et de mettre en œuvre un logiciel de ce type pour une entreprise, il n’est pas toujours facile de savoir ce qu’il faut privilégier ou quelle est la meilleure option. Opter pour la solution la moins chère, la plus complète ou la plus intuitive ?

Les principales caractéristiques d’un ERP idéal sont :

  • Automatisation des tâches.
  • La gestion de la chaîne d’approvisionnement.
  • L’intégration avec des plateformes de paiement et de gestion des stocks.
  • Fonctionnement en temps réel.
  • Une interface intuitive.
  • Des modules de gestion financière.
  • Rapports et analyses.

Bien que nous ayons décrit les principales fonctionnalités à prendre en compte, votre choix dépendra également de la taille de votre entreprise, de ses besoins, de votre projection et aussi de votre connaissance des caractéristiques les plus importantes des ERP les plus connus.

Vous souhaitez rendre la gestion de votre entreprise plus efficace ou améliorer votre progiciel de gestion intégré ? Les systèmes ERP sont les meilleurs alliés technologiques pour cela, mais avant d’en choisir un, évaluez quelle solution est la plus adaptée à votre entreprise. Dans cet article, nous allons vous montrer comment faire.

Principales caractéristiques des systèmes ERP

Si vous évaluez différentes solutions ERP pour votre entreprise, il est temps d’examiner de près les fonctionnalités de base ou les aspects clés qui ne doivent pas manquer.

Il n’est pas du tout anodin que votre ERP dispose des fonctionnalités essentielles qui vous permettent d’atteindre les résultats souhaités. Il ne vous servira à rien d’investir des efforts et de l’argent dans quelque chose qui ne répond pas à tous vos besoins professionnels.

Pensez à l’achat d’un ERP comme à la conception d’une maison dans laquelle vous allez vivre pendant de nombreuses années. Vous aurez besoin d’une bonne structure, sinon vous ne pourrez rien construire de solide dessus. Valorisez tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour faire évoluer, automatiser et intégrer votre entreprise à l’avenir. Cela permettra de s’assurer que les fondations informatiques sur lesquelles repose l’ensemble de votre entreprise sont suffisamment solides.

1. Automatisation du logiciel ERP

Que vous soyez un auto-entrepreneurs, une TPE/PME ou une grande entreprise, l’ERP que vous choisissez doit être capable d’automatiser tous les différents domaines de votre activité : finances, chaîne d’approvisionnement, opérations, facturation etc…

Sa fonction doit être de faciliter votre travail, en réduisant les coûts, en optimisant les processus et en intégrant tout le travail effectué au quotidien par les professionnels.

Évidemment, cela ne signifie pas que vous n’aurez pas besoin de vos employés, mais l’idée est d’augmenter la productivité en évitant de nombreux processus qui peuvent être entièrement délégués à la technologie.

Grâce à un logiciel ERP qui automatise les processus de votre entreprise, vous serez en mesure d’atteindre bonne capacité d’évolution. Dans le cas contraire, votre entreprise rencontrerait des goulots d’étranglement à certains endroits, et ne pourrait donc pas évoluer.

Logiciel ERP
Logiciel ERP Holded

2. Capacité d’intégration

Il est inutile de faire un gros investissement dans un logiciel ERP s’il ne s’intègre pas aux autres programmes que vous utilisez. La principale fonction de ce logiciel est précisément de pouvoir faire fonctionner les différents départements ensemble.

Par exemple, si vous avez un site e-commerce, l’ERP que vous choisissez doit avoir des intégrations aux plateformes de paiement comme Stripe ou PayPal, et aux CMS comme Shopify, PrestaShop ou WooCommerce.

Vous aurez besoin qu’il puisse s’intégrer aux programmes que vous utilisez déjà, mais tenez également compte du point 7 ci-dessous. Il est possible que, dans certains cas, vous souhaitiez l’intégrer à différents programmes, ou que vous préfériez que le logiciel lui-même dispose déjà des modules dont votre entreprise a besoin.

En outre, de nombreux ERP de toutes tailles et de tous prix incluent l’option d’intégration avec la banque ou même d’intégration avec des outils tels que Zapier, qui permettent des intégrations tierces.

Intégrations ERP Holded

3. Fonctionnement en temps réel

Certains systèmes de planification des ressources d’entreprise ont la capacité d’effectuer des opérations de manière synchrone, ce qui fait une grande différence en termes d’efficacité, de rapidité de réponse, d’agilité et de robustesse du logiciel.

L’intégration et la synchronisation de toutes les informations seront décisives pour la gestion la plus efficace, organisée, rentable et complète des projets, ressources et des processus opérationnels.

De cette façon, l’entreprise peut identifier les problèmes rapidement, ce qui donne à l’équipe le temps de réagir, et donc de les résoudre avec agilité et moins de dommages pour l’entreprise.

4. Une base de données commune

Il existe des systèmes de gestion d’entreprise qui divisent la base de données en différents départements. Cela se fait surtout dans les grandes entreprises afin d’améliorer les performances.

Le problème est que cela génère des erreurs de doublon de l’information et des incohérences, ainsi que des incidents et des dysfonctionnements potentiels. Il est donc préférable que le logiciel ERP dispose d’une base de données commune et unique. Cela vous permettra de gérer tous les processus et systèmes informatiques à partir de mêmes données communes.

Ainsi, par exemple, vous pouvez éviter qu’une facture soit comptabilisée deux fois ou qu’un produit apparaisse comme indisponible en stock alors qu’il est disponible.

5. Une interface intuitive

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion pour votre entreprise, vous ne devez pas oublier que des personnes l’utiliseront quotidiennement. L’ERP doit être suffisamment intuitif pour faciliter leur travail.

Écoutez votre équipe pour qu’elle se sente à l’aise avec le logiciel choisi, car c’est elle qui devra être formée à son utilisation, et elle devra être motivée pour en faire son outil quotidien.

De plus, si elle est suffisamment intuitive, la période de formation ne devrait pas être longue. Cet aspect est très important pour le retour sur investissement, car il permettra de réduire les coûts de mise en œuvre du système de gestion et d’éviter les problèmes lorsque de nouveaux employés rejoindront votre entreprise.

Logiciel ERP Holded
Logiciel ERP Holded

6. Capacité d’adaptation

Pensez que le matériel évolue constamment, de même que les logiciels avec des mises à jour constantes.

Par exemple, certains systèmes ERP datant d’il y a vingt ans étaient obsolètes. À l’époque, il existait des ERP conçus pour les ordinateurs Windows 95, par exemple.

Dès que l’utilisateur changeait de version de Windows ou voulait utiliser un Mac, il ne pouvait plus accéder à son programme. Bien sûr, il ne pouvait pas non plus y accéder de chez lui, et l’idée du télétravail relevait presque de la science-fiction à l’époque.

Il existe actuellement des programmes ERP sur le cloud qui permettent d’être utilisés à partir de n’importe quel appareil, y compris les ordinateurs de n’importe quel système d’exploitation (Windows, Apple, Linux) et même les tablettes et smartphones. Ils permettent une utilisation multi-appareils par l’utilisateur lui-même, au travail, à la maison ou même sur son smartphone.

D’autre part, valoriser le fait que l’ERP choisi dispose d’une version pour smartphones ou que la plateforme disposera d’une application mobile à l’avenir. De cette façon, vous pouvez vous assurer que votre futur programme aura une grande adaptabilité, facilitant l’utilisation depuis n’importe quel appareil et n’importe quel endroit, avec un maximum de confort et de fonctionnalité.

7. Modularité

On pense parfois qu’un ERP est un programme informatique, mais à proprement parler, il s’agit d’un ensemble de programmes, d’une solution globale permettant de centraliser tous les systèmes d’information d’une entreprise.

En d’autres termes, l’un des principaux avantages des ERP est qu’ils vous permettent d’inclure différents outils connectés les uns aux autres. Chacun de ces outils est appelé un module, et la modularité est donc considérée comme une caractéristique essentielle d’un ERP.

Ici, quelques exemples de modules les plus importants qui devraient être inclus dans l’ERP que vous choisissez pour votre entreprise :

  • Gestion financière, comptabilité et facturation
  • CRM ou gestion des contacts
  • MRP ou Material Requirements Planning pour gérer tous les besoins en matériel, dans le cas où l’entreprise offre des produits tangibles.
  • RH : paie, évaluation des performances, plans de carrière, etc.
  • Gestion des stocks et de l’inventaire
  • Module de gestion de la chaîne d’approvisionnement
  • Ventes : activité commerciale, analyse des ventes et gestion du budget, suivi des commandes, etc.
  • Gestion de projets, d’équipes et de tâches
  • Gestion du marketing d’entreprise
CRM Holded
CRM Holded

8. L’analyse des données

L’une des caractéristiques d’un ERP est qu’il permet d’améliorer la prise de décision. Disposer d’un tableau qui offre une vue globale et intuitive de tous les aspects de l’entreprise est l’un des aspects essentiels que vous devez valoriser.

Ceci est réalisé grâce à un module de business intelligence qui révèle les chiffres clés de l’entreprise. Si vous ne disposez pas de graphiques et de rapports pour l’analyse des données, il sera très difficile de planifier les ressources de l’entreprise, quelle que soit l’intégration et le stockage des informations.

9. Possibilité de modifications

Une autre caractéristique d’un ERP que vous ne devez pas négliger est le fait que vous pouvez le modifier en fonction des besoins de votre entreprise. Imaginez que vous fassiez un gros investissement et que vous découvriez ensuite que vous ne pouvez pas adapter certains aspects clés dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre entreprise.

C’est pourquoi, dans certains cas, il est conseillé de choisir un logiciel open source afin d’avoir accès à un programmeur pour adapter le programme à votre entreprise.

Une autre option est que vous préférez opter pour des solutions sur le marché qui sont déjà très complètes et répondent à toutes vos exigences. De cette façon, vous n’aurez pas besoin d’accéder au code source, mais vous saurez que le programme s’adapte réellement à tous les départements et besoins de votre entreprise.

Enfin, n’oubliez pas qu’il existe des programmes ERP tels que SAP ou Microsoft Dynamics, ou même des solutions beaucoup moins chères pour les petites et moyennes entreprises, qui ont la possibilité d’être personnalisables. Il s’agit de s’informer auprès de la société SaaS (software as a service) que vous allez engager pour mettre en œuvre votre ERP dans l’entreprise.

10. Maintenance facile

Lorsque nous achetons un produit, nous nous demandons si son entretien sera coûteux ou bon marché, par exemple un ordinateur ou une voiture. La même chose se produit avec tout SaaS, y compris l’ERP.

Vous devez prendre en compte le coût initial de son acquisition, de sa mise en œuvre et de la formation du personnel, ainsi que le coût de la maintenance.

Au-delà de ce que cela peut signifier pour vous en termes économiques, évaluez s’il sera vraiment facile de faire fonctionner votre ERP à l’avenir. Vous devrez non seulement tenir compte de ce que vous coûtera l’adaptation aux mises à jour, mais aussi de leur compatibilité avec vos appareils.

Par exemple, si vous choisissez un ERP sur le cloud, même si le logiciel évolue, vous pouvez y accéder, contrairement aux programmes de gestion qui fonctionnent localement sur un système d’exploitation particulier, et qui finissent par ne plus être compatibles.

Conclusion

Il existe de nombreux types d’ERP et il n’est pas facile de décider lequel est le meilleur pour vous. Toutefois, lors de l’évaluation des différents logiciels, n’oubliez pas que le choix d’un ERP doit être lié à la réalisation de ses principaux objectifs :

  • Optimiser l’ensemble des ressources et des processus opérationnels
  • Partager l’information entre les membres de l’organisation
  • Éliminer les activités et coûts inutiles

Pour garantir chacun de ces points, il est crucial de choisir un ERP complet, modulaire, adaptable, automatisé, intuitif et facile à maintenir.

Vous verrez que prendre cette décision peut changer radicalement l’avenir de votre entreprise. Bonne chance et que le succès commercial soit avec vous.

Holded - Logiciel de gestion

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