Tout savoir sur la balance générale d’une entreprise

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La balance générale est un état des lieux comptable de votre entreprise. Permettant de contrôler sa comptabilité, elle est plus utilisée dans le cadre d’un outil de gestion pour vérifier l’équilibre des comptes en synthétisant tous les comptes ayant eu du mouvement. Voici en détail tout ce que vous devez savoir sur la balance générale, sa définition, ses caractéristiques et son utilité !

La balance générale en comptabilité, sa définition

La balance générale est un document faisant la synthèse des comptes d’une entreprise, sur une période donnée, des finances d’une entreprise. Elle doit montrer l’équilibre entre les soldes débiteurs et créditeurs de l’entreprise des comptes de la classe 1 à la classe 7 qui ont été utilisés durant l’exercice. On parle d’état financier.

Bien que pas obligatoire. La balance générale permet de pouvoir suivre sa comptabilité et d’avoir une vue synthétique des comptes de l’entreprise. De plus, elle est très utile pour l’élaboration des comptes annuels de l’entreprise lors de la clôture de l’exercice.

A quoi sert une balance générale ?

La balance générale est avant tout un état des lieux financier qui reprend les comptes de votre entreprise. Cela vous permet de contrôler votre comptabilité (tous les enregistrements comptables de la période) qui vous sera indispensable au moment de faire le bilan et le compte de résultat de votre entreprise (la différence de montant entre les comptes de la classe 7 et de la classe 6 constitue le résultat comptable de l’exercice). En effet, la balance générale donne une vision globale des soldes débiteurs et créditeurs, et peut faire ressortir tous soldes anormaux résultant d’une erreur d’imputation comptable.

Avoir une balance générale permet également de surveiller et contrôler la TVA et le montant que vous allez devoir déclarer tous les mois. Un suivi régulier vous évitera un redressement fiscal !

La balance générale peut être établie tous les mois, tous les trimestres, tous les ans ainsi qu’au moment de la clôture de votre exercice pour l’établissement des comptes annuels. Après analyse, des décisions stratégiques peuvent être prises.

La maîtrise des comptes

La balance générale vous aidera à mieux contrôler votre comptabilité et les comptes qui la composent. Voici un tour d’horizon des comptes des 7 classes :

  • Comptes de capitaux (classe 1)
  • Comptes d’immobilisations (classe 2)
  • Comptes de stocks et en-cours (classe 3)
  • Comptes de tiers (classe 4)
  • Comptes financiers (classe 5)
  • Comptes de charges (classe 6)
  • Comptes de produits (classe 7).

En analysant tous les comptes, vous verrez apparaître tous les soldes qui seront anormaux, très utiles en cas d’erreur mais aussi afin de prendre des décisions sur la stratégie financière de votre entreprise. En effet, comparer les différents soldes des années précédentes permet d’observer les dépenses effectuées par votre entreprise et de suivre sa trésorerie.

Enfin, la balance générale est indispensable pour réaliser le bilan de l’entreprise ainsi que le compte de résultat. La différence entre les comptes de charges et les comptes de produits constituera le résultat comptable qui sera inscrit au crédit du compte 120 (bénéfice) ou au débit du compte 129 (crédit).

La maîtrise de la TVA

Que ce soit mensuel, trimestriel ou bien annuel, vous devrez à un moment ou un autre déclarer et payer votre TVA. Dans cette optique, la balance générale vous permet de vérifier le montant qui sera à régler (TVA collectée sur vos clients et TVA déductible avec vos fournisseurs). La balance générale vous permettra de suivre tous les paiements de TVA effectués au fil des années et aussi d’éviter un redressement fiscal en cas d’erreur !

Créer une balance générale

Comme dit ci-dessus, avoir une balance générale ne peut que vous aider, que cela soit pour prendre des décisions stratégiques, suivre l’évolution de vos dépenses ou bien vérifier les paiements de la TVA tout au long des années. L’utilisation de Microsoft Excel ou d’un logiciel spécialisé en comptabilité peut vous aider dans votre création. Notre site Holded.fr vous propose également une balance générale qui saura vous satisfaire. Voici comment construire la vôtre.

Ce que vous devez inclure dans la balance

Pour pouvoir utiliser pleinement votre balance générale, il vous faudra la présenter sous forme de tableau, Excel de préférence qui permet plus de possibilités. Votre balance devra inclure :

  • Le libellé
  • Total des mouvements au débit
  • Total des mouvements au crédit
  •  Le solde du compte (au débit ou crédit)
  • Intitulé/numéro du compte général (voir le détail plus haut dans la maîtrise des comptes).

Le tableau doit être établi pour une période précise (mois, trimestre, semestre, année, etc.) avec toutes les classes de compte de 1 à 7 (capitaux, immobilisations, stock et en-cours, tiers, financiers, charges et produits).

La balance générale se doit d’être toujours équilibrée ! Si un écart est présent, alors probablement qu’au moment de l’enregistrement comptable une erreur est survenue. Il vous faudra alors y remédier.

Exemple de balance

Numéro de compteLibellé de compteDébitCréditSolde débiteur/créditeur
110000Report à nouveau   
120000Résultat de l’exercice en cours   
210000Immobilisations corporelles   
281000Amortissements   
401000Fournisseurs   
411000Clients   
430000Organismes sociaux charges à payer   
445660TVA Déductibles sur achats et biens de services   
445780TVA Collectées sur ventes   
512000Banque   
530000Caisse   
606110EDF   
606150Fuel & gaz   
606400Fourn. Administratives & maintenance   
616000Assurances   
625000Déplacements et réceptions   
626000Frais postaux   
626500Téléphone et internet   
627000Services bancaires   
630000Impôts et taxes   
641000Salaires   
645000Cotisations sociales   
706000Prestations de services   
708000Abonnement revue   
758000Produits divers   
761000Int c/c créditeurs   
Report+1Report vers l’année suivante   
Report-1Report de l’année précédente   

Quand l’utiliser ?

Vous pouvez utiliser la balance générale dans les situations suivantes :

  • Pour analyser un compte bien précis. À tout moment de l’année, vous pouvez demander l’édition de la balance générale afin de suivre l’évolution d’un compte. Cela vous permettra de le comparer aux années précédentes et ainsi d’établir une stratégie si le montant en question ne vous convient pas.
  • Pour contrôler la TVA. Elle permet de vérifier et d’aider à établir les déclarations de TVA.
  • Pour la clôture de l’exercice comptable. Elle fait apparaître les soldes créditeurs et débiteurs sur toute la période de l’exercice. Elle aide dans l’établissement du bilan comptable.
  • Pour analyser les dépenses et la trésorerie de l’entreprise.
  • Pour vérifier si des erreurs n’ont pas été commises lors de la saisie comptable (le solde débit doit être égal au solde crédit).
  • Pour faire une situation comptable intermédiaire (balance générale de révision).

Vous l’avez compris, vous pourrez éditer une balance générale comme bon vous semble et à tout moment !

Lire et analyser une balance générale

Pour lire la balance, il est tout d’abord important de distinguer les comptes de bilan des comptes de gestion.

Les comptes de bilan comportent :

  • Classe 1 : réserve et capital
  • Classe 2 : avoirs patrimoniaux
  • Classe 3 : stocks
  • Classe 4 : dettes et créances
  • Classe 5 : disponibilités financières.

Les comptes de gestion comportent :

  • Classe 6 : charges
  • Classe 7 : produits.
  Numéro de compteLibellé de compteDébitCréditSolde débiteur/créditeur
Comptes de Gestion (1 à 5)101000Capital0,001 000,00-1 000,00
120000Résultat de l’exercice en cours0,000,000,00
Total classe 10,001 000,00-1 000,00
218300Bureautique et informatique1 000,000,001 000,00
Total classe 21 000,000,001 000,00
401000Fournisseurs0,002 400,00-2 400,00
411000Clients12 000,000,0012 000,00
445620TVA Déductibles sur immobilisations200,000,00200,00
445660TVA Déductibles sur achats et biens de services400,000,00400,00
445780TVA Collectées sur ventes0,002 000,00-2 000,00
Total classe 412 600,004 400,008 200,00
512000Crédit Agricole3 500,005 600,00-200,00
Total classe 54 000,004 200,00-200,00
Comptes de Charges 6613200Locations immobilières4 500,000,004 500,00
Total classe 64 500,000,004 500,00
Comptes de Produits 7706Prestations de services0,0012 500,00-12 500,00
Total classe 70,0012 500,00-12 500,00
Total Comptes de Gestion 1 à 517 600,009 600,008 000,00
Total Comptes de Charges/Produits 6 et 74 500,0012 500,00-8 000,00
Total Général22 100,0022 100,000,00

Pour bien lire et comprend une balance générale, voici quelques informations :

  • Le solde débit/crédit doit toujours être égal (équilibre)
  • Pour les comptes de gestion, si le montant est au débit, le solde est positif (ex : quand vous effectuez une vente, le montant apparaît au débit du compte client). Si le montant est au crédit, le solde est négatif (ex : quand vous effectuez un achat, le montant apparaît au crédit du compte)
  • Pour les comptes de charges 6, le montant est toujours au débit (ex : 4 500€ de charges négatives de locations immobilières)
  • Pour les comptes de produits 7, le montant est toujours au crédit (ex : 12 500€ de prestations de services).

Si la balance n’est pas équilibrée, alors il y a une erreur d’imputation comptable et il vous sera obligatoire de trouver l’origine et de la rectifier.

Pour calculer le bénéfice ou la perte de l’entreprise, il vous suffit de calculer la différence entre le compte de charges 6 (frais, achats) et de produits 7 (ventes). Dans notre exemple, le total des ventes est de 12 500€, et le total des charges de 4 500€. On obtient donc :

12 500 – 4 500 = 8 000

Nous avons donc un bénéfice de 8 000€. Si les montants avaient été inversés, alors on aurait parlé de perte.

Les autres types de balance en comptabilité

Il existe d’autres balances comptables que vous pouvez utiliser tout au long de l’exercice, aux caractéristiques différentes.

La Balance auxiliaire

La balance auxiliaire est un document comptable qui mentionne les comptes tiers, c’est-à-dire les comptes fournisseurs (n°401) et les comptes clients (n°411). Il y figure les mentions suivantes :

  • Libellé du compte
  • Numéro du compte
  • Total débit
  • Total crédit

Solde à l’ouverture et à la clôture de la période.

La balance âgée

La balance âgée est de son côté un document comptable permettant une vision des délais de paiement des factures de ses clients. Reprenant les mêmes mentions que la balance auxiliaire, elle y classe les dettes et créances des clients et fournisseurs en fonction des échéances prévues en amont (15, 30 ou 60 jours).

Elle permet d’anticiper d’éventuels retards de paiement, de suivre les créances des clients ainsi que les paiements aux fournisseurs.

Un outil indispensable

La balance générale est donc une alliée indispensable à la bonne tenue de vos comptes. Elle vous sera d’une aide précieuse pour le suivi de la comptabilité, la gestion des comptes, le contrôle de la TVA, l’élaboration du bilan et du compte de résultat. Gérer une entreprise, c’est aussi anticiper tout problème. Et pour cette raison, la balance générale sera votre meilleure amie !

Questions relatives à la balance générale

À quoi peut vous servir une balance générale ?

Utiliser une balance générale vous sera utile dans les situations suivantes :

  • Le contrôle de vos comptes : pour le suivi de certains comptes, cela vous permettra de faire une analyse de l’évolution d’une période donnée sur une autre période.
  • La vérification de la TVA : afin de vérifier les montants de la TVA et ses paiements.
  • Le suivi de la comptabilité : elle vous permettra de vérifier si les enregistrements comptables ont été bien effectués. DÉBIT = CRÉDIT.
  • La clôture de l’exercice comptable : bilan et compte de résultat.

Comment construire une balance générale ?

Il est assez simple de pouvoir faire sa propre balance générale. Avant de la construire vous-même, sachez que les logiciels de comptabilité vous proposent d’éditer vos balances avec tous les champs souhaités, les comptes voulus, etc. Notre logiciel vous le propose également ! Vous pouvez également la créer sous Microsoft Excel.

Pour créer votre balance générale, il vous faudra la présenter sous forme de tableau, et y inclure tous les éléments suivants :

  1. Le libellé
  2. Total des mouvements au débit
  3. Total des mouvements au crédit
  4. Le solde du compte (au débit ou crédit)
  5. Intitulé/numéro du compte général (détail plus haut dans l’article dans la maîtrise des comptes)
  6. La période souhaitée (jour, mois, trimestre, semestre, année).

Que signifie le report à nouveau dans la balance générale ?

Au moment de la clôture d’un exercice comptable, les associés se réunissent afin de décider de l’affectation du résultat (bénéfices ou pertes). Disposant de 6 mois pour prendre leurs décisions (distribution de dividendes, réserve légale, etc.), les associés peuvent en attendant de prendre la décision reporter ce montant jusqu’à la prochaine assemblée générale. Ce montant sera inscrit au passif du bilan comptable, dans « report à nouveau ».

Quelles sont les différences entre balance générale, auxiliaire et âgée ?

Voici un récapitulatif pour y voir plus clair et les différences qui existent entre les 3 balances.

La balance générale concerne :

  • Tous les comptes du plan de compte 1 à 7 de votre entreprise (capitaux, immobilisations, stock et en-cours, tiers, financiers, charges et produits).

La balance auxiliaire reprend :

  • Les comptes tiers 4 de votre entreprise (fournisseurs et clients).

La balance âgée mentionne :-        Les comptes tiers 4 de votre entreprise (fournisseurs et clients) avec les dettes et créances ainsi que les échéances des factures (délais de paiement).

Jéremy Ernou

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