6 de Agosto, 2021 9 min read

TicketBAI para asesorías

Todas las claves

La transformación digital está sucediendo a marchas forzadas y es por ello que ahora las empresas vascas tendrán un motivo más para dar el salto tecnológico. En Euskadi hay una nueva normativa que va a provocar una digitalización sin precedentes.

El nuevo sistema de facturación llamado TicketBAI (TBAI) se implantará de manera obligatoria en 2022, pero ¿cómo funciona? ¿Y qué deben de tener en cuenta las asesorías para llevar la gestión contable de sus clientes?

A continuación hablaremos de las claves para seguir la normativa exigida por TicketBAI y de cuál es el mejor programa de facturación para aplicarlo.

06 de agosto, 2021

1. ¿Qué es TicketBAI y a quién se dirige?

Esta es una iniciativa de las tres Haciendas Forales y el Gobierno Vasco que obliga a todas las personas físicas y jurídicas que ejercen una actividad económica en Euskadi a utilizar un software de facturación que cumpla con los requisitos de TicketBAI.

Este consiste en un encadenamiento y firma electrónica de facturas que impide la alteración y destrucción de las mismas una vez emitidas. Básicamente, TicketBAI hará mucho más difícil que se cometa fraude fiscal.

En el 2021 se abrió un periodo de adaptación opcional para aplicar el sistema. Pero a partir del 1 de enero de 2022 será obligatorio para todas las empresas vascas.

Cada provincia lo hará de manera diferente:

En Guipuzkoa y en Araba aplicarán TicketBAI de manera gradual y por sectores a lo largo de 2022.
En Bizkaia será obligatorio para todos a partir del 1 de enero de 2022.

Actualmente, muchas empresas ya lo están aplicando para adaptarse con tiempo y por sus ventajas fiscales.

¿Cómo afectará TicketBAI a los clientes de una asesoría?

Una de las ventajas de TicketBAI para el contribuyente es que tendrá los trámites bajo control, porque el sistema evita que los plazos se dejen para última hora. A menudo, la falta de protocolos en un sistema de facturación hacen que en las vísperas de un plazo se genere un gran estrés.

Otro de los beneficios es la automatización de muchos procesos. Como para poder presentar TicketBAI es necesario, sí o sí, un software garante, la empresa puede ahorrarse muchas horas de trabajo eligiendo el programa que mejor se adapte a sus necesidades.

Además, muchos programas de facturación cuentan con módulos de otras áreas. Soluciones integrales como un ERP (por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) permiten a las pymes gestionar todo su negocio desde una sola plataforma.


2. ¿Qué sanciones implica el fraude fiscal?

Aquellas sociedades y empresarios que no sigan la reglamentación de TicketBAI se tendrán que atener a multas de 20.000 euros como mínimo. Para los casos de reincidencia, las sanciones económicas superarán los 30.000 euros.

Las asesorías deben asegurarse de informar a los clientes sobre las consecuencias de incumplir con la nueva normativa. Sin olvidar la importancia de adaptarse a tiempo para evitar errores en la implantación. Además, si se hace antes de que entre en vigor su obligatoriedad, se puede optar a ciertos incentivos fiscales.

De ahora en adelante, todas las empresas y autónomos que facturen en el País Vasco deberán utilizar un software de facturación que cumpla con los requisitos del Gobierno.

No esperes al último momento.


3. ¿Cómo afectará TicketBAI a las asesorías?

En cuanto a la legislación y sus efectos para las asesorías, estas podrán como representantes ante la Administración Tributaria emitir facturas en nombre del cliente, si tienen autorización para representarlo.

Por otro lado, una duda que surge a menudo es acerca de la fecha de implantación y cómo afecta en caso de representar a un cliente. La obligación de utilizar el sistema TicketBAI desde el 1 de enero de 2022 afecta solo a entregas de bienes o prestación de servicios en nombre propio, no en representación.

Los beneficios de TicketBAI

Muchas empresas optaron por digitalizarse a raíz de la pandemia, pero todavía hay algunas que se resisten a dar el salto. Las que residen en el País Vasco tienen que ponerse en marcha debido a la nueva norma de TBAI.

Algunas asesorías pueden ver este nuevo sistema como un problema, por el trabajo y esfuerzo extra que supone, pero en realidad es una gran oportunidad.

En otras palabras, un problema habitual es que los clientes envían sus tickets y facturas sin digitalizar y muchas asesorías acaban picando números en las vísperas del plazo de un pago. Ahora, los clientes tendrán que apoyarse en la tecnología y, una vez pasada la curva de aprendizaje, conseguirán ser más resolutivos. Esto les permitirá coordinarse de manera más ágil con las asesorías y los procesos de trabajo pasarán a ser más efectivos.

Por tanto, aunque se trate de un sistema nuevo, con su periodo de adaptación, en poco tiempo se notarán los beneficios. Sin duda, se trabaja mucho mejor con un programa de gestión empresarial, además se puede lograr mucha más rentabilidad.


4. ¿Existen ayudas para la implantación de TicketBAI?

La respuesta es sí. Las tres Haciendas Forales ofrecerán una deducción en el IRPF o el IS del 30% (o 6o% en el caso de Gipuzkoa) de los gastos e inversiones realizadas para la implementación de TicketBAI. Esto incluye equipos, terminales, software e instalación.

Cabe señalar que estas deducciones se aplicarán a los periodos del 2020 y 2021 en Gipuzkoa y Araba, mientras que en Bizkaia se harán en el 2022 y 2023 antes de que sea obligatorio la implantación del sistema.


5. ¿Qué deben hacer las asesorías para cumplir con TicketBAI?

Las asesorías tendrán que ofrecer a sus clientes un acompañamiento personalizado para que se adapten al nuevo sistema. No solo bastará con la gestión de siempre, sino que además tendrán que recibir asesoramiento para entender qué pasos deben seguir. Además, si se comparte un programa de facturación con los clientes, el salto será mucho más fácil para todos. De hecho, los incentivos de implantarlo en periodo voluntario se podrán aprovechar y también explicar a los clientes.

Asimismo, se pueden atraer a nuevos clientes que necesiten a alguien para llevar su gestión de impuestos y contabilidad de manera más organizada, o que quieren asegurarse de poder cumplir con la nueva normativa.


6. ¿Cómo empezar con el sistema TicketBAI?

Lo primero que se necesita es contar con un programa de facturación que esté registrado como software garante.

Estos son los requisitos que piden las Haciendas Forales de TicketBAI:

Antes de generar la factura de un cliente, el software creará un fichero con la información.
El fichero lo enviará el sistema de manera automática a la Hacienda Foral.
La Hacienda Foral envía de vuelta un código identificativo TBAI y un código QR exclusivos para la factura.
Se emitirá una factura al cliente donde deberán constar ambos códigos de manera visible.

Con este procedimiento, las empresas se ven obligadas a declarar en tiempo real sus facturas emitidas. TicketBAI hace que todo quede registrado y obliga a que los procesos sean más rigurosos.

Aparte de ser una normativa que ayudará a reducir de manera notable el fraude fiscal, al cliente le ofrecerá una garantía en cuanto a los pagos de los impuestos de su empresa.

Hay varios programas especialmente diseñados para adaptar asesorías a TicketBAI, como por ejemplo Holded.


7. ¿Qué soluciones están adaptadas a TicketBAI?

Hay diversos programas especialmente homologados para utilizar TicketBAI siguiendo toda la normativa al respecto, como por ejemplo FakturaBAI y HazTuFactura. Lo importante es hacerse con un software de facturación que esté integrado con TBAI y que además sea un buen programa.

Hoy en día cualquier asesoría o empresa puede contar con un programa de facturación e incluso con un ERP. No hace falta pagar una alta suma, ni tener que adaptarse a un programa anticuado y difícil de usar.

Holded es una de las mejores opciones adaptadas a TicketBAI para gestionar la contabilidad de los clientes de una gestoría. Permite gestionar todo desde la nube, desde donde se quiera, cuando se quiera.

Además, Holded tiene otra gran ventaja: es una solución asequible. Cuenta con planes de suscripción que van desde los 25 euros mensuales. Todo depende de las funcionalidades que se necesiten y del número de usuarios.

Al tratarse de un programa fácil de usar, permite que los clientes de la gestoría puedan utilizarlo aunque no tengan conocimientos técnicos.

Es compatible con TBAI y cuenta con todo lo necesario para implantarlo.
Está especialmente diseñado para que las asesorías trabajen con sus clientes.
Permite trabajar desde cualquier lugar y dispositivo.
Incrementa la productividad, automatizando gran parte de las tareas.
Facilita el teletrabajo coordinado y eficiente.
Reduce el riesgo de errores, incidencias, duplicados o retrasos.
Minimiza la necesidad de seguimiento de los clientes y de reuniones improductivas.
Es un ERP, así que cuenta con soluciones para todas las necesidades de la empresa.
Se integra bien con muchas plataformas de ecommerce y con soluciones de TPV.
Cuenta con gran variedad de integraciones propias.

En pocas palabras, contar con un programa como Holded es un paso inteligente para incluir TicketBAI al día a día de cualquier empresa o gestoría.

Al mismo tiempo, las gestorías podrán aprovechar la ocasión para mejorar la comunicación y coordinación a nivel interno y con sus clientes.

Y como más vale prevenir que curar, Holded ofrece una prueba gratuita de 14 días para facilitar la adaptación al nuevo sistema TicketBAI y comprobar que es la herramienta que se necesita.

Si lo que buscas es un programa de facturación fácil de usar y reconocido por las Haciendas Forales como software garante, no busques más.

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