Cómo hacer una factura: tu guía completa

Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una factura desde cero.

Para que todo el complejo tema de la facturación no se te haga cuesta arriba hemos preparado esta guía, en ella te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una factura desde cero, sea cual sea tu negocio, ya tengas una empresa o seas autónomo.

Cómo hacer una factura: paso a paso

La ley es bastante clara al respecto: sin facturas, no se cobra. La facturación es una parte crucial en la contabilidad del mundo empresarial porque es el corazón que permite que todo el sistema se mueva de forma correcta. Sin embargo, también es una parte del día a día que genera dudas e inseguridades a muchos profesionales… Y es totalmente comprensible.

 

Al fin y al cabo, hacer una factura es una actividad que funciona con sus propias reglas, hay que tener en cuenta muchas variables: saber cómo calcular la retención que te toca, los requisitos de un tipo de factura u otra, qué número de factura toca, si está bien hecha la emisión...

 

Son muchas cosas que tener en consideración y, a veces, cada caso puede variar, así que debemos controlar al cien por cien el funcionamiento de las facturas si queremos evitar sorpresas desagradables con la agencia tributaria o problemas para tu empresa.

 

Por eso mismo, en esta guía aprenderemos todo lo que necesitas saber a la hora de hacer una factura.

 

Empecemos por una duda habitual que suele surgir cuando alguien hace una factura: cómo saber si lo estamos haciendo acorde a la ley. Te recomendamos este artículo sobre qué es la facturación para saber qué debes tener en cuenta para que tus facturas sean legales.

 

Una vez aclarado este punto, veamos paso a paso unos elementos previos para asegurarte de que estás haciendo tu factura de forma correcta.

 

  1. Elige tu método de facturación. A este respecto, te recomendamos que busques los mejores software de facturación online para empresas o autónomos, estos programas permiten a todo el equipo trabajar en tiempo real en la nube, con todas las ventajas que esto supone.
  2. Usa plantillas de factura. Si eliges un buen programa de facturación, podrás contar con plantillas en las que rellenar los datos de tus facturas, en un documento adaptado a la ley que, además, podrás personalizar de manera sencilla y efectiva.
  3. Asegúrate que todo lo que vas a reflejar en tu documento de factura (datos, importe total, datos del cliente, impuestos, etc.) está consensuado por los dos profesionales implicados.
  4. Rellena tus facturas con todos los datos correctos. Conviene repasarlos, porque en el caso de que se escape algún error puede acabar derivando en problemas para tus negocios.
  5. Decide si trabajarás en tu negocio con factura tradicional (en papel) o factura electrónica.
  6. Envía tu factura y conserva una copia.
  7. Observa que se cumplen los períodos de pago que hayas pactado.

 

¿Cuáles son los requisitos para emitir una factura?

Más arriba ya hemos mencionado la legalidad como una de las coordenadas fundamentales de la facturación. Y, precisamente para asegurar esta legalidad, existen una serie de requisitos que deberás cumplir a la hora de emitir una factura. Algo así como un reglamento de facturación en el que incluyas todos los datos necesarios…

 

  1. Número de factura y serie. Es el número que identifica la factura que estás emitiendo y que la distingue como un documento único y diferenciado del resto.
  2. Fecha de emisión. Este dato es especialmente relevante porque determinará el periodo de facturación en el que se deberán imputar el impuesto correspondiente y nos servirá para luego no tener problemas con Hacienda.
  3. Datos fiscales. Tanto los datos del emisor como los datos del cliente destinatario deben quedar correctamente reflejados: nombre y apellidos (en el caso de que una de las partes sea autónomo), denominación social completa para el negocio (es decir: razón social), domicilio y, por último, número de identificación fiscal, ya sea el DNI para autónomos o el NIF para empresas. Ojo, que el CIF ya no se usa en términos legales desde hace algunos años.
  4. Concepto, importe e impuestos de la factura. Estos datos variarán en cada factura, obviamente, y dependerán de lo estipulado entre ambas partes.

¿Cuántos tipos de facturas existen?

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre es el reglamento que regula las obligaciones de facturación y que establece todo un conjunto de normas que han de cumplir todas las facturas. Este decreto también establece los diferentes tipos que existen.

 

Veamos los cinco tipos de factura básicos.

 

1. Factura ordinaria

Es la factura estándar y la más común para casi todo tipo de ocasiones. Como hemos mencionado más arriba, es la prueba física de una operación comercial y debe incluir toda la información detallada de la misma.

 

2. Factura simplificada (también llamada ticket)

Es un tipo de factura que no incluye los datos del cliente (a no ser que el cliente lo solicite expresamente para así deducir gastos e IVA). Esto implica que el impuesto del IVA no se desglosa, sino que solo se incluye bajo la frase «IVA incluido». Las facturas simplificadas solo pueden emitirse en cuatro supuestos específicos:

  • En el caso de que el importe de la operación sea inferior a los 400 € (con el impuesto del IVA incluido).
  • En el caso de las facturas rectificativas.
  • En el caso de haber recibido una autorización por parte del Departamento de Gestión Tributaria en España.
  • En el caso de registrar una operación comercial en la que el Reglamento de Facturación permita la emisión de tickets. Suelen ser operaciones comerciales que no superan los 3000€ (impuesto del IVA incluido).

 

3. Factura proforma

Es un presupuesto que no tiene valor fiscal, ya que se emite como justificante y compromiso de una inversión futura. Esta debe ir etiquetada como «factura proforma» e incluir la misma información que una factura ordinaria, pero siempre ha de ir numerada aparte. En este artículo te explicamos cómo hacer una factura proforma.

 

4. Factura rectificativa (factura de abono)

Son facturas que se emiten con el objetivo de realizar modificaciones o ampliaciones de una factura original. Dicho de otro modo: es la forma de subsanar errores en facturas ya emitidas.

 

5. Factura recapitulativa

Este tipo de factura permite agrupar diferentes operaciones comerciales efectuadas para un mismo cliente dentro de un mes natural. Funciona igual que una factura ordinaria, sin embargo, debe contener el importe de todas las ventas del mes natural además de una breve descripción de todas las operaciones que se agrupan en ella.

Cómo calcular el IVA

Si en el primer punto del apartado interior has decidido usar un programa de facturación como el incluido en Holded, el cálculo del IVA, o cualquiera de los impuestos, no supondrá ningún problema porque es algo que el software hará por ti.

 

Pero si, por el contrario, eres de los que prefieres hacer estos cálculos personalmente, lo cierto es que tan solo debes aplicar una fórmula realmente sencilla. Eso sí, antes de nada, deberás saber el tipo de IVA que debes aplicar en tus facturas: ¿es el general del 21%? ¿El reducido del 10%? ¿El superreducido del 4%?

 

Una vez tengas esto claro, será el momento de que te pongas a hacer cálculos. Al encontrarnos ante una regla de tres, todo se reduce a dividir el importe total de la factura entre 1.xx (siendo xx el porcentaje que te corresponda según el tipo de IVA pertinente). Por ejemplo, si aplicas un 21% de IVA, tendrás que dividir el importe entre 1.21. Y, si aplicas un 10%, deberás dividir entre 1.10.

 

Cuando obtengas este dato, deberás sumarlo para calcular el importe total de tu factura. Y esta cifra será tu importe final… A no ser que tengas que restar la retención del IRPF, claro.

Cómo calcular la retención de IRPF (para autónomos)

Un dato a tener en cuenta es que la retención de IRPF solo la tienen que realizar los autónomos profesionales, ya que las empresas están obligadas a facturar utilizando el impuesto del IVA.

 

Para saber qué tipo de retención tienes, deberías saber cuál es tu situación actual como autónomo:

 

  • IRPF reducido para alta de nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
  • IRPF general para profesionales autónomos: 15%.


 

Para calcular esta retención debes hacerlo teniendo únicamente en cuenta la base imponible, no la suma de la base imponible e IVA. Y recordar que el IRPF se resta al importe total de la factura, mientras que el IVA se suma.

Cómo calcular el importe total

Para lograr este dato hay que tener primero:

  1. La base imponible (importe bruto)
  2. la cuota de IVA
  3. La retención de IRPF (si procede)
     

Con esto podremos calcular el importe total que tiene que pagar el cliente por dicha factura. Los dos casos supuestos serían los siguientes:

 

Empresa que factura con IVA:

 

Base Imponible: 1000 euros

21% de IVA: 210 euros (1000 euros multiplicados por 0,21 debido al 21%)

Total Factura: 1210 euros (1000 euros + 210 euros de IVA)

 

Profesional que factura con IVA y retención de IRPF:

 

Base Imponible: 1000 euros

Menos 15% IRPF: 150 euros (1000 euros multiplicados por 0,15 debido al 15%)

21% de IVA: 210 euros (1000 euros multiplicado por 0,21)

Total Factura: 1060 euros (1000 euros - 150 euros + 210 euros)

Consejos finales para hacer facturas

¿Todo lo que hemos explicado te da más tranquilidad a la hora de hacer tu primera factura? ¿Ya sabes todo lo que tienes que saber para estar al día con la Agencia Tributaria y estás dispuesto a lanzarte a facturar como si no hubiera un mañana?

Bueno, espera, no te embales… Porque a continuación te ofrecemos unos cuantos consejos para que acabes de redondear tu pericia en estas tareas.
 

  1. Empóllate todos los elementos básicos de la factura. Vamos, todo lo que te hemos estado explicándote en esta guía hasta ahora. Ni más, ni menos.
  2. Repasa, repasa y vuelve a repasar. Es mejor repasar mil veces una factura antes de tener que arrepentirte cuando te explote en la cara algún problema que te pasó inadvertido. Ya sabes lo que dicen las abuelas: más vale prevenir que curar. Y, en cuestión de facturación, la prevención es el repaso sobre repaso.
  3. Lleva un registro de tus facturas emitidas y recibidas. Este registro no solo te ayudará a facilitar las declaraciones trimestrales y anuales, sino que además también te permitirá controlar que todos tus clientes te pagan cuando deben (y que, obviamente, tú también pagas cuando debes y no te cuelgas al respecto). Un pequeño consejo: un programa de facturación es ideal para optimizar y automatizar este tipo de registros de facturas.
  4. No te angusties con la facturación. En serio, no lo hagas. No te dejes llevar por el lado oscuro. Este es el gran consejo: si eres ordenado y metódico, la gestión de facturas no debería causarte ningún tipo de ansiedad.

Cómo hacer facturas con Holded

Ser eficiente significa cobrar más rápido, por eso si te das de alta en Holded podrás hacer tu primera factura en unos pocos clics. Para empezar, deberás seguir tres pasos: sincronizar tu banco, configurar el IVA y diseñar una plantilla. 

 

Además, podrás programar el envío por email de la factura. Para más información detallada, no dejes de visitar nuestro artículo en la Academy ‘Empieza a facturar en Holded’.


 

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