Conceptos básicos de contabilidad

El plan general de contabilidad (PGC) se distribuye en cuentas contables, las cuales tienen un diferente comportamiento o finalidad, de acuerdo con las normas que contiene dicho PGC, así podemos encontrar cuentas de gasto, de ventas, etc. Estas cuentas disponen de un prefijo que permite identificar la tipología de movimientos que contienen. 

Las cuentas nos permiten obtener una información clasificada y clara sobre el estado de nuestro negocio. 

El debe y el haber

Dentro de las cuentas contables podemos asignar montos al haber o al debe. Su utilización irá relacionada con la naturaleza de la cuenta, por ejemplo, los gastos aumentan de valor por el debe, del mismo modo que los activos. Por otro lado, los ingresos y reconocimientos de deuda aumentan su valor por el haber.

Saldo

El saldo de una cuenta contable es la diferencia entre el debe y el haber. Este puede tener dos resultados: 

• Saldo deudor. Ocurre cuando el debe es mayor que el haber.
• Saldo acreedor. Ocurre cuando el haber es mayor al debe.
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En caso de que la cuenta tenga el mismo importe en el debe y en el haber hablaremos de una cuenta saldada.

Sistema de partida doble

Es el sistema de registro o método más popular en el mundo de la contabilidad y consiste en que cada partida tiene atribuida una contrapartida, de manera que siempre tendremos un asiento contable con al menos dos líneas, una en el debe y otra en el haber, atendiendo principio fundamental de ‘no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor’. La finalidad es la de establecer una conexión entre los distintos elementos patrimoniales.

En términos generales, el cierre contable es el momento que se deja de hacer registro de la actividad económica de la empresa y se analizan los datos obtenidos. Es aquí cuando, las cuentas de resultados se trasladan a las cuentas de balance y se calcula la diferencia entre los ingresos y los gastos de la empresa. 

Si se tienen más ingresos que gastos, será un año de ganancias y de lo contrario, estaremos hablando de pérdidas. El cierre contable supone el fin de un ejercicio y el inicio de otro.

Estos son los documentos que recopilan toda la información financiera relevante de una empresa. Se les llama así porque en el pasado eran literalmente libros pero actualmente la gran mayoría de los negocios llevan la contabilidad de manera digital*. Aunque por ley, estos se deben de imprimir, encuadernar y conservar por al menos seis años.  

*Hoy en día, tenemos programas de contabilidad como Holded que hacen registros y asientos de manera automática.

Hemos de diferenciar dos tipos de libros a presentar de acuerdo con la normativa:  

Libros obligatorios 

Cada empresa está obligada por ley a presentar los siguientes libros:  

Libro diario

Este es uno de los documentos más importantes, ya que es donde se registran todos los movimientos contables del año. Es una recopilación de todos los asientos del periodo. Se actualiza diariamente y todas las transacciones se deben de registrar en orden cronológico.

Libro de inventario y cuentas anuales

Ayuda a llevar los activos y pasivos de una empresa y es obligatorio para cumplir con los requisitos fiscales que la ley pide. Este es un documento donde deben aparecer: 

• El balance inicial detallado de la empresa,
• Los balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo,
• El inventario de cierre de ejercicio,
• El ejemplar de las cuentas anuales.

Libros voluntarios 

Estos son aquellos libros que la ley determina como voluntarios en cuanto a la presentación, sin embargo, algunos de ellos se vuelven obligatorios si la compañía cumple con una serie de criterios. 

Libro mayor

Este acumula todas las operaciones que se registraron en el libro diario, pero se organizan por cuenta y se representan en forma de ‘T’. Con la parte izquierda siendo el ‘debe’ y la derecha el ‘haber’. El objetivo del libro mayor es calcular el saldo que queda por cuenta después de cada operación.  

Otros libros

Existen otros documentos como el libro de bancos, libro de caja, libro de gestión de almacén, etc. Es la responsabilidad de cada contable decidir si son necesarios para su negocio o no.

Libro mayor creado en una cuenta de Holded.