¿Cómo cumplir con Verifactu y adaptar tu ecommerce?

Si vendes online, tu tienda ya emite facturas de forma automática cada vez que alguien compra. Y ahí aparece la duda: ¿cumple ese proceso con Verifactu? Y con razón: lo que la nueva normativa vigila es el sistema que usas hoy: tu plataforma, tu plugin de facturación o tu TPV.

Adaptarte a la nueva norma es, sobre todo, asegurarte de que el software que factura por ti está homologado. En este post verás qué implica Verifactu para un ecommerce, qué requisitos debe cumplir tu sistema de facturación y qué pasos dar hoy para llegar a la fecha sin sustos ni parones en tu tienda.

¿Por qué Verifactu afecta a tu ecommerce?

Verifactu es el sistema promovido por la Agencia Tributaria para garantizar que cada factura electrónica que emite un negocio es íntegra, trazable y no manipulable. Nace de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que fija los requisitos técnicos de los programas de facturación.

Para un ecommerce esto cambia cómo facturas. La mayoría de tiendas online genera facturas de forma automática a partir de cada pedido, pero los plugins estándar de facturación permiten modificar o eliminar registros sin dejar rastro, algo que Verifactu prohíbe.

A partir de su entrada en vigor, tu software de facturación tendrá que encadenar cada factura con la anterior mediante un código criptográfico (hash), incluir un código QR verificable y registrar eventos como altas, anulaciones e incidencias.

¿Quién está obligado a usar Verifactu si vende online?

Todo negocio que emita facturas con software está obligado. Esto incluye desde el autónomo que vende ebooks en Shopify, a la pyme que factura desde WooCommerce y a la sociedad que vende infoproductos o suscripciones recurrentes. Si usas un programa para facturar, te afecta, sin importar el volumen de ventas.

Quedan fuera quienes emitan facturas de forma manual (sin software) y los regímenes especiales con normativa específica, pero el comercio electrónico queda dentro casi por definición: una tienda online sin software de facturación no es viable.

Los plazos oficiales marcados por la AEAT son:

Hay un matiz importante: desde el 29 de julio de 2025, los desarrolladores solo pueden comercializar programas de facturación que cumplan con el estándar Verifactu. Aunque tú como vendedor tengas plazo, si renuevas tu software o contratas uno nuevo, ya tiene que estar certificado.

Requisitos de Verifactu para las tiendas online

Adaptar tu tienda no depende tanto de ti como del programa que emite tus facturas. Da igual que factures desde tu plataforma de ecommerce, un plugin o un software conectado: ese sistema es el que tiene que cumplir Verifactu por ti. Estos son los requisitos que debe reunir para estar en regla.

• Software homologado. El programa debe contar con la declaración responsable del fabricante que certifica que cumple el Real Decreto 1007/2023. Si el tuyo no la tiene, tendrás que cambiar de herramienta antes de tu fecha límite.
• Registro inalterable de cada factura. Cada venta genera un registro de facturación que no se puede modificar ni borrar una vez emitido. Nada de editar o eliminar facturas "a mano".
• Huella o hash encadenado. Cada factura se enlaza con la anterior mediante una huella digital (un código único). Así, si alguien intentara alterar una, se rompería la cadena y quedaría rastro.
• Código QR en cada factura. Toda factura debe incluir un QR que permite verificar sus datos, y la mención "VERI*FACTU" cuando el sistema envía los registros a Hacienda.
• Envío a la AEAT. En el modo Verifactu, el software remite los registros a la Agencia Tributaria de forma automática en el momento de emitir la factura. No tienes que hacer nada extra.
• Registro de eventos y conservación. El sistema guarda un histórico de lo que ocurre (altas, anulaciones, incidencias) y conserva las facturas garantizando que sean legibles y accesibles si Hacienda las solicita.

Cumplir todo esto se reduce a una decisión: elegir un software de facturación que ya venga preparado para Verifactu. Un programa como Holded, por ejemplo, está homologado por la AEAT y genera el QR, la huella y el envío automático sin que tengas que configurar nada por tu cuenta.

¿Shopify, WooCommerce o PrestaShop ya cumplen Verifactu?

No por sí mismos. Estas plataformas están diseñadas para vender, no para cumplir la norma fiscal de la AEAT. Que generen un PDF con la palabra "factura" no significa que ese documento cumpla Verifactu.

Algunos puntos de control rápidos para saber si tu tienda cumple son:

• ¿Tu tienda emite factura completa o solo un email de pedido? Un ticket o un resumen de pedido no es una factura a efectos fiscales.
• Si usas una app o plugin de facturación, ¿el proveedor ha presentado la declaración responsable ante la AEAT? Es el documento que acredita que el software cumple los requisitos técnicos de Verifactu.
• ¿La factura lleva código QR y la leyenda "VERI*FACTU"?
• ¿El sistema encadena cada factura con la anterior y registra eventos de anulación e incidencias?

Si tienes dudas en la respuesta es posible que tu tienda no cumpla los requisitos. Una de las opciones es conectar tu ecommerce con un software de facturación adaptado a Verifactu, vía plugin, conector o API.

Cómo adaptar tu ecommerce a Verifactu

La adaptación tiene más de planificación que de técnica pura. Si vendes 1.000 productos al mes o gestionas suscripciones recurrentes, cualquier fallo en la facturación automática puede parar el negocio, así que te interesa empezar cuanto antes y no esperar al último mes.

1. Confirma tu obligación de facturar. Determina si emites factura completa o simplificada según tu volumen y régimen. Esto fija qué datos debe contener cada registro.
2. Audita tu flujo actual de facturación. Identifica dónde se generan las facturas: ¿en la propia tienda, en un ERP externo, en una app de terceros? Apunta qué software interviene en cada paso.
3. Verifica el cumplimiento del software actual. Comprueba los requisitos técnicos (hash encadenado, QR, firma, registro de eventos) y pide a tu proveedor la declaración responsable. Sin ese documento, no hay certificación.
4. Si no cumple, elige un software adaptado y conéctalo. Busca un programa de facturación homologado que se integre con tu plataforma (Shopify, WooCommerce, PrestaShop) por plugin, conector o API. Un sistema de gestión como Holded conecta el ecommerce, emite facturas conformes y automatiza series por canal o país.
5. Configura firma, QR y registro de eventos. Valida que cada factura generada lleve la representación gráfica exigida (código QR y leyenda "VERI*FACTU") y que los registros queden encadenados.
6. Automatiza lo que repites cada mes. Numeración correlativa, series por canal, rectificativas, abonos y conciliación de pagos. Cuanto más automático, menos riesgo de error en un cierre de trimestre.
7. Haz una prueba de extremo a extremo. Recorre el flujo completo: pedido, factura, envío o almacenamiento del registro y reporting. Hazlo en un entorno de pruebas antes de pasar a producción.
8. Capacita al equipo. Operaciones, atención al cliente y finanzas tienen que conocer el nuevo flujo, sobre todo cómo se gestionan devoluciones y rectificativas.

¿Cómo gestionar devoluciones y facturas rectificativas?

En una tienda online las devoluciones son el pan de cada día, y ahí es donde más se nota Verifactu. No puedes borrar ni editar la factura de un pedido devuelto: el registro ya está encadenado con el resto y cualquier cambio rompería la cadena. Lo correcto es emitir una factura rectificativa (o una factura de abono) que corrija o anule la anterior y deje su propio rastro en el sistema.

Esto cambia cómo resuelves los casos más habituales del comercio electrónico:

• Devolución total: emites una rectificativa que revierte la factura completa.
• Devolución parcial o cambio de producto: rectificas solo el importe afectado, no toda la factura.
• Error en los datos del cliente o en el tipo de IVA: se corrige con una rectificativa, nunca reeditando el original.

Un software adaptado a Verifactu genera estas rectificativas de forma automática, las enlaza con la factura de origen y conserva ambos registros. Si tu plataforma no lo hace, cada devolución se convertirá en un problema fiscal. Antes de dar por buena tu integración, comprueba que el flujo de devoluciones emite rectificativas conformes y no simples "notas de crédito" internas sin valor fiscal.

¿Tengo que enviar cada factura a Hacienda en tiempo real?

No necesariamente. Verifactu prevé dos modalidades de envío, y esta es una de las dudas recurrentes. La modalidad Verifactu, de envío inmediato, transmite el registro de cada factura (número, fecha, base imponible, tipo de IVA, cuota repercutida, datos del destinatario y el hash encadenado con la factura anterior) a la AEAT en el mismo momento de su emisión.

La modalidad No Verifactu guarda los registros en tu sistema durante cuatro años y solo los envía si Hacienda los requiere. El código QR que aparece en la factura permite a tu cliente verificarla en la sede electrónica de la AEAT sin necesidad de enviar nada adicional.

Para un ecommerce con muchos pedidos automáticos, varias pasarelas de pago y ventas recurrentes, la modalidad No Verifactu suele ser más sensata: evita sobrecargar integraciones y te da control interno antes de compartir los datos. Lo que sí es obligatorio en ambos casos es que el registro exista, esté encadenado y sea consultable por la AEAT.

¿Qué sanciones conlleva no adaptarse a Verifactu?

La Ley General Tributaria, en combinación con la Ley 11/2021 antifraude, tipifica como infracción el uso de sistemas o programas que permitan alterar la contabilidad o la facturación. Las sanciones pueden llegar hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal en el que se utilice software no homologado, según recogen los despachos fiscales que monitorizan la norma.

Los plazos van hasta octubre de 2028 y existen ayudas para la adaptación tecnológica de pymes y autónomos. La AEAT también trabaja en un software gratuito para quienes no necesiten integraciones avanzadas. Con margen para planificarlo, el coste es asumible.

¿Verifactu es un "Gran Hermano" que vigila cada venta?

No. Verifactu incrementa el control sobre la facturación, pero su finalidad es reducir el fraude y estandarizar los registros, no revisar cada transacción al minuto. Para un ecommerce, trabajar con un sistema trazable tiene ventajas concretas: las facturas quedan protegidas contra manipulaciones, se resuelven mejor las disputas con clientes porque el registro es único y verificable, y los cierres de trimestre se vuelven menos propensos a errores manuales.

Hacienda tendrá más facilidad para detectar discrepancias entre lo declarado y lo registrado, pero eso no significa vigilancia continua, sino solo un cambio en la forma de certificar tus operaciones.

La adaptación a Verifactu no es una urgencia de este mes, pero sí de este año. Si empiezas ahora a auditar tu flujo de facturación y a verificar si tu software cumple, te sobra tiempo para probar la integración en un entorno seguro, elegir la modalidad de envío que mejor encaje con tu volumen de pedidos y formar al equipo sin que las ventas se paren.