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Sistema RED: qué es, cómo funciona y quién está obligado a utilizarlo

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Sistema RED: qué es, cómo funciona y quién está obligado a utilizarlo

En este artículo vamos a explicar en qué consiste el Sistema RED, en qué ámbitos se utiliza, quién está obligado a emplearlo y cómo se puede dar de alta el usuario o la empresa. Esperemos que sirva de ayuda para quien busque cómo manejarse en la herramienta telemática habilitada por la Seguridad Social.

Qué es el Sistema RED

Se trata de  un servicio de la Tesorería General de la Seguridad (TGSS por su sigla) que facilita los trámites entre la empresa (también las agrupaciones de empresas y los profesionales) y la tesorería general de la Seguridad Social a través de Internet.

Según la web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, “mediante este procedimiento, los usuarios pueden entrar en contacto directo con la TGSS, accediendo así a los datos de empresa y trabajadores, y remitirle, por vía telemática, los documentos de cotización y afiliación y los partes médicos de baja, sin necesidad de desplazamiento físico a las oficinas y sin límite horario, y evitando el uso de papel”.

Cómo funciona el Sistema RED

Se gestiona de forma online; el usuario y la Seguridad Social están en constante comunicación telemática, siendo el certificado digital el elemento que garantiza la seguridad en las comunicaciones.

En qué ámbitos se utiliza el Sistema RED

En la página de la Seguridad Social aparecen detallados los cuatro ámbitos en los que se puede emplear este sistema:

  • Cotización: el ámbito de actuación del Sistema RED en cotización abarca la presentación por medios telemáticos de cotizaciones correspondientes a los códigos de cuenta de cotización de distintos regímenes, como el Régimen general, el Régimen Especial de Minería del Carbón o el de los Trabajadores del Mar. En este punto se pueden entregar documentos TC2 e ingresar cuotas, entre otras funcionalidades.
  • Afiliación: las actuaciones a realizar en el ámbito de los afiliados de una empresa, permiten transmitir y procesar acciones de afiliación para los trabajadores individuales adscritos a los Códigos de cuenta de Cotización que posee la empresa. En cuanto a los trámites que se pueden realizar a través del Sistema RED, caben destacar los trámites de trabajadores (altas y bajas, cambios de contrato, etc.), las consultas (situación del afiliado en la empresa, situación de la empresa, etc.), los informes (vida laboral de afiliados, los informes de IT por enfermedad común, etc.) o los trámites CCC (Códigos de Cuenta de Cotización).
  • INSS: partes de altas y bajas de incapacidad temporal. Esta funcionalidad permite la remisión al Instituto Nacional de la Seguridad Social y/o a las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social de los partes de alta y baja médica tanto los derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales, así como los partes de confirmación.
  • Gestión de autorizaciones: Es posible realizar gestiones de una autorización respecto a sus CCCs, NAFs (Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal), así como a sus  usuarios secundarios, esta opción está disponible en “Sistema RED Online”, en el apartado “Gestión de autorizaciones”.

En resumen, los trámites más habituales que facilita el Sistema RED son los que tienen que ver con la presentación de documentos de las series TC2 (relación nominal de trabajadores), tramitación de saldos acreedores e ingresos de las cuotas mediante domiciliación, todos dentro del apartado de cotización. Respecto a la afiliación, destacaremos las altas, bajas y variaciones de los datos de los trabajadores, así como las peticiones de informes relativos a los trabajadores o la propia empresa.

Cómo darse de alta en el Sistema RED

Para operar en el Sistema RED es necesario tener certificado digital, el mismo que se pide a los autónomos para realizar gestiones a través de Internet –y con el que se garantiza la seguridad de las comunicaciones–. Este certificado se pide en la Sede Electrónica de la Seguridad Social o en las Oficinas de Registro de Certificados Digitales.

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Tras obtener el certificado electrónico, deberás solicitar autorización para poder operar con el Sistema RED. Para ello puedes acudir a la Unidad de Atención al Usuario habilitada en cada una de las oficinas provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social. No obstante, lo más cómodo es que lo hagas a través de la Sede Electrónica que encontrarás en este enlace.

Ten en cuenta que existen dos tipos de autorización: si nuestro NIF se corresponde con el NIF de la autorización, entonces pediremos autorización para actuar en nombre propio; sirviendo la autorización para gestionar Códigos de Cuenta de Cotización (CCCs) o números de afiliación a la Seguridad Social (NAFs).

En el caso de que el NIF no corresponda, se pedirá una autorización para actuar en nombre de otros y se distinguirá entre profesionales colegiados o terceros.

En cuanto a la documentación a presentar, junto al importante formulario FR101, que es una solicitud de autorización para el Sistema RED, deberemos añadir lo siguiente: una fotocopia del DNI y documentación que acredite la representación de la persona física o jurídica; más el certificado profesional colegiado –en caso de que se trate de un profesional colegiado–.

El siguiente paso consiste en solicitar la asignación de CCC/NAF que como ya hemos explicado anteriormente ambas siglas corresponden a Códigos de Cuenta de Cotización y Núcleo de Apoyo Contable y Fiscal. Para completar este trámite puedes realizarlo de manera telemática o en la Tesorería General de la Seguridad Social –ya sabes que hay una en cada provincia–.

Si te acercas a una de las sedes de la TGSS, deberás entregar algunos documentos: el FR104 en el caso de que el NIF del autorizado y los CCC o NAF a asignar tengan el mismo NIF. El FR10 en el caso de que el NIF del autorizado no coincida con el CCC a asignar. O el FR103 en caso de que el NIF del autorizado no coincida con el NAF.

En caso de que queramos pedir la asignación CCC/NAF de forma online, siempre podemos acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social y reclamarlo vía telemática. Si el NIF de la autorización corresponde con el NIF del CCC/NAF a asignar no habrá ningún problema. En caso contrario, la empresa deberá autorizar esa autorización.

Quién está obligado a darse de alta en el Sistema RED

La página oficial de la Seguridad Social se refiere a este apartado en los siguientes términos: “Tras la publicación de la  Orden ESSS/484/2013, están obligados a incorporarse al Sistema RED las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimento de la obligación de cotizar encuadrados  en cualquiera de los regímenes del Sistema de la Seguridad Social, con independencia del número de trabajadores que mantenga en alta”.

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Y continúa: “En el caso de los trabajadores incluidos en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, con excepción de los correspondientes al Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios, sólo estarán obligados a su incorporación efectiva al Sistema RED los que al mismo tiempo tengan la condición de empresarios obligados a transmitir por dicho sistema los datos relativos a sus trabajadores, en cuyo caso también estarán obligados a transmitir por el mismo sistema sus propios datos como trabajadores autónomos”.

Es decir, los trabajadores inscritos en el RETA, salvo los autónomos agrarios, tendrán que presentar la documentación mediante el Sistema RED solo cuando estén obligados a transmitir los datos relativos a sus trabajadores. Al presentar estos datos también tendrán que presentar los suyos propios.

En caso de ser autónomos: ¿qué nos pueden notificar después de darnos de alta en el Sistema RED?

Por vía telemática se pueden comunicar:

  • Reclamaciones de deuda
  • Providencias de apremio
  • Comunicación del inicio de procedimiento de deducción
  • Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos
  • Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social

Estas notificaciones obligan a los autónomos registrado en el Sistema Red a tener un ordenador listo con acceso a la Sede Electrónica y revisar, de manera periódica, las notificaciones que van entrando en el buzón, ya que si una notificación se pasa por alto y no se lee, pasado un tiempo preceptivo el sistema dará automáticamente como notificado al autónomo y comenzará a correr el plazo legal.

Para terminar, recuerda que en la página web del Sistema RED hay un tablón de anuncios donde aparecen linkados avisos y boletines sobre distintos servicios relacionados con el sistema. En caso de duda, siempre puedes dirigirte al Buzón de Consultas de la Seguridad Social que encontrarás siguiendo este enlace. ¡Suerte!