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¿Cómo podemos deducir el IVA de los gastos de empresa?

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¿Cómo podemos deducir el IVA de los gastos de empresa?

Una de las máximas inquietudes de todo empresario y autónomo es aumentar sus ingresos, cuestión básica en todo negocio que intenta aumentar la rentabilidad. Por ello es muy importante saber cómo deducir el IVA de los gastos que generamos en nuestra empresa. Pues bien, será necesario que cumplamos una serie de requisitos obligatorios. Y hacemos hincapié en este último adjetivo, obligatorios, ya que si nos olvidamos de alguno de ellos es muy posible que tengamos problemas con la Agencia Tributaria en caso de que decidan hacernos una inspección.
En primer lugar, debemos conocer qué tipos de IVA existen para entender cómo funciona cada uno de ellos.

  • IVA devengado o repercutido: se trata del IVA que el autónomo cobra a sus clientes.
  • IVA soportado o deducible: el IVA que proviene de las compras de bienes o servicios que realiza el autónomo.

El IVA devengado no tiene mayor problema. Consiste en aplicar el IVA correspondiente en las facturas que emita el autónomo. Es el IVA soportado el que merece una explicación más rigurosa. Y es que la Agencia Tributaria nos permite desgravarnos el IVA que pagamos por la compra de bienes y servicios que son necesarios para nuestra actividad profesional. Si quieres saber exactamente cuáles son aquí tienes un listado de los gastos deducibles en el IVA. El problema reside en conocer qué gastos son fiscalmente deducibles.

6 requisitos para deducir el IVA

Gastos vinculados con la actividad profesional

Esto quiere decir que los gastos deben ser imprescindibles para el desarrollo de la actividad empresarial, sin los cuales no podríamos obtener ingresos. Lógicamente, estos gastos varían para cada empresa, ya que las actividades que realizan son diferentes. Por ejemplo, una empresa tecnológica no efectuará los mismos gastos que un panadero o un abogado. Cada actividad profesional requiere unos productos y servicios para el día a día de su empresa.

Gastos justificados documentalmente

Para que podamos deducir el IVA de los gastos de empresa es necesario poseer un documento que lo justifique. Podemos justificar este gasto con la factura original, que deberá ser expedida por la empresa o autónomo que nos venda el producto o preste el servicio. Para la Administración solo serán válidas aquellas facturas que estén debidamente cumplimentadas. En nuestro artículo “¿Qué datos debe contener una factura?” explicamos cuáles son los requisitos mínimos para que una factura sea legal. Es importante subrayar que no podremos deducirnos el IVA de los tickets o facturas simplificadas.

Gastos registrados en la contabilidad

Todos los empresarios deben consignar sus gastos en un libro de registro. Se trata de un requisito formal para que el IVA contabilizado en un periodo cuadre con el que se declara en el impuesto de ese mismo periodo.

LEER MÁS: Qué puedo desgravar en la declaración de la renta 2018

Período de cuatro años

Debemos tener en cuenta que la deducción del IVA debe realizarse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura. Por ello es recomendable que guardemos todas las facturas, al menos, durante estos cuatro años. En este enlace te explicamos cuánto tiempo debes guardar las facturas de tu empresa.

Proporción deducible

El IVA será deducible en la proporción que el gasto esté afecto a la actividad. Por ejemplo si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente solo será deducible al 50%.

Regla de prorrata

En caso de que realicemos dos actividades económicas con distintos tipos de IVA y una de ellas está exenta, tendremos que aplicar la prorrata del IVA, que determina el porcentaje de IVA soportado que nos podemos deducir.
La gestión del IVA puede resultar una tarea tediosa, sobre todo si no estamos acostumbrados a ello. Sin embargo, si disponemos de las herramientas adecuadas no supone ningún inconveniente. Holded está especialmente diseñado para facilitar la gestión de la contabilidad a los autónomos. Todo automatizado y sin necesidad de tener conocimientos previos en el tema.
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