Plantillas para hacer Informes de ventas en Excel y Google Sheets

Hacer un informe de ventas significa pasar de tener una sensación sobre cómo va el negocio a tener cifras concretas con las que decidir. Si tienes una pyme, vendes B2B, gestionas un equipo comercial o trabajas como autónomo facturando varios servicios, este documento te dice qué se está vendiendo, a quién y a través de qué canal.

En este post encontrarás dos plantillas listas para usar: una de ventas totales (visión global del negocio) y otra de ventas por vendedor (rendimiento individual del equipo comercial). Las dos están diseñadas para Excel y Google Sheets, son gratis y se rellenan en minutos. Si quieres profundizar después en la metodología, puedes consultar el manual sobre cómo realizar un informe de ventas paso a paso.

Antes de descargar las plantillas conviene entender qué información va dentro y, sobre todo, qué decisiones puedes tomar al verla. Eso es lo que repasaremos a continuación.

¿Qué es una plantilla de informe de ventas?

Una plantilla de informe de ventas es un documento prediseñado (normalmente en Excel o Google Sheets) que organiza los datos comerciales de un periodo en bloques útiles para analizar el rendimiento del negocio: ingresos, márgenes, número de operaciones, productos más vendidos, canales con mejor rentabilidad y desempeño del equipo de ventas.

La plantilla no recopila los datos por sí sola. Su función principal es estructurar la información que ya tienes (exportada de tu CRM, de tu programa de facturación o anotada manualmente) para que las cifras se conviertan en una fotografía clara y comparable mes a mes.

Las plantillas que verás más adelante cubren dos enfoques complementarios. Cada una responde a una pregunta distinta del negocio:

• Plantilla de ventas totales: ¿cómo va la facturación global del negocio y dónde está el dinero?
• Plantilla de ventas por vendedor: ¿quién está cumpliendo objetivos y dónde está el cuello de botella del equipo comercial?

Tener ambas plantillas a mano permite alternar entre la vista del negocio y la del equipo según la conversación que toque, sin tener que reconstruir la información cada vez.

Tipos de plantilla de informe de ventas: totales y por vendedor

Las dos plantillas que comparte Holded en este post están pensadas para responder preguntas diferentes y suelen usarse en momentos distintos del mes. Conviene entender qué hace cada una antes de descargarlas para saber cuál se ajusta mejor a tu necesidad concreta.

Plantilla de ventas totales

La plantilla de ventas totales sirve para tener una visión panorámica del negocio en un periodo concreto (mes, trimestre o año). Reúne la facturación global, el coste asociado, el margen, los KPIs principales y el desglose por producto, canal y región.

Esta plantilla la usa quien necesita responder preguntas de alto nivel como cuánto se ha vendido respecto al mes anterior, qué línea de producto crece más rápido, qué canal genera más ticket medio o qué territorio se está quedando atrás. Es la que normalmente acaba en una reunión de dirección o en un comité financiero mensual.

Estas son las secciones que incluye:

• Resumen del periodo con 8 KPIs en tarjetas: ingresos, margen bruto, margen %, cumplimiento, nº operaciones, ticket medio, coste y variación.
• Evolución mes a mes de los 12 meses del año, con margen, objetivo y cumplimiento por mes.
• Desglose por producto o servicio (10 filas) con cálculo automático de ingresos y margen.
• Ventas por canal: tienda física, e-commerce, marketplace, distribuidor y otros.
• Ventas por región o provincia, con porcentaje del total y ticket medio.

[Descargar plantilla]

Plantilla de ventas por vendedor

La plantilla de ventas por vendedor está enfocada en el equipo comercial. Compara el objetivo asignado con las ventas reales de cada miembro y mide la actividad que hay detrás (llamadas, reuniones, propuestas y cierres) para entender si el problema está en la generación de oportunidades o en la conversión.

Esta plantilla resulta útil sobre todo para reuniones semanales o mensuales con el equipo, para revisiones de cumplimiento de objetivos y para identificar a los vendedores top que pueden compartir buenas prácticas con el resto. Funciona mejor cuanto más limpios estén los datos de tu CRM o software de ventas.

Estas son las secciones que incluye:

• Tarjetas con ventas totales del equipo, objetivo, cumplimiento global y tasa media de conversión.
• Tabla del equipo (10 vendedores) con objetivo, ventas reales, ticket medio y métricas de actividad.
• Ranking automático del top 10 con el primer puesto destacado.
• Detalle de operaciones (15 líneas) con campos para fecha, cliente, producto, importe, estado y probabilidad.
• Lista desplegable para el estado de cada operación: Ganado, Perdido, En curso, Propuesta y Negociación.

[Descargar plantilla]

Qué KPIs no pueden faltar en tu informe

Antes de empezar a rellenar las plantillas, conviene que tengas claros los KPIs que vas a controlar. Los KPIs son los indicadores que convierten una hoja de cálculo en una herramienta de decisión real: sin ellos, el informe es solo un volcado de números.

Para el informe de ventas totales, los indicadores imprescindibles son los siguientes:

• Ingresos totales del periodo: la facturación bruta, sin restar costes ni impuestos.
• Margen bruto: la diferencia entre ingresos y coste directo del producto o servicio vendido.
• Margen porcentual: el margen dividido entre los ingresos, expresado en porcentaje.
• Cumplimiento del objetivo: las ventas reales divididas entre el objetivo previsto.
• Ticket medio: ingresos divididos entre el número de operaciones cerradas.
• Variación respecto al periodo anterior: útil para detectar tendencias antes de que se conviertan en problemas.

Para el informe por vendedor, los KPIs clave miden tanto el resultado como la actividad que hay detrás. Lo segundo importa porque, si dos vendedores cierran lo mismo pero uno hace el doble de actividad, hay un problema de eficiencia que conviene analizar.

• Cumplimiento individual del objetivo: para saber quién está dentro y quién fuera de cuota.
• Ticket medio por vendedor: para detectar si alguien cierra muchas operaciones pequeñas o pocas grandes.
• Llamadas, reuniones y propuestas enviadas: para medir el esfuerzo comercial real.
• Tasa de conversión: cierres entre propuestas, el indicador que separa a quien cierra de quien solo prospecta.

Cómo usar las plantillas paso a paso

Las dos plantillas funcionan con la misma lógica: hay celdas de input (en rojo) que rellenas tú, y celdas con fórmulas (en negro) que se calculan solas. Una vez rellenas, los KPIs, totales y rankings se actualizan automáticamente. A continuación tienes los cinco pasos que recomendamos seguir cada vez que cierres un periodo.

Paso 1. Descarga la plantilla y elige el formato

Descarga el documento que necesites: la versión de ventas totales o la de ventas por vendedor. Cada una está disponible en Excel y como Google Sheet, así que elige el formato con el que ya trabajes. Si tu equipo colabora en remoto, Google Sheets suele ser la opción más cómoda; si tu informe va a un comité de dirección, Excel se imprime mejor.

Paso 2. Define el periodo y los datos de cabecera

Rellena la cabecera con el nombre de tu empresa, el periodo que vas a analizar (fecha desde y fecha hasta) y la moneda. Estos campos no afectan a los cálculos, pero sirven para que cualquier persona que abra el archivo entienda el contexto sin tener que preguntar.

Paso 3. Carga tus ventas reales

Vuelca los datos de tu CRM, programa de facturación o registro de operaciones en las celdas de input. En la plantilla de ventas totales, esto significa rellenar ingresos y costes mensuales, productos vendidos, canales y regiones. En la plantilla por vendedor, significa rellenar la fila de cada comercial con su objetivo, ventas reales y actividad. Otras plantillas de Excel del blog de Holded cubren áreas complementarias como contabilidad o inventario, por si necesitas cruzar datos entre departamentos.

Paso 4. Revisa los KPIs y los semáforos

Una vez cargados los datos, los KPIs de la cabecera y los semáforos del cumplimiento (verde si llega al 100%, rojo si baja del 80%) te darán un primer diagnóstico en cinco segundos. Esa lectura visual es el punto de partida del análisis: dónde se está cumpliendo y dónde no, qué vendedor destaca y qué canal pierde fuelle.

Paso 5. Anota conclusiones y compártelas

Las plantillas tienen una columna de notas o un espacio para observaciones porque un informe sin conclusiones es solo una hoja de cálculo. Apunta dos o tres acciones concretas (qué vendedor necesita acompañamiento, qué producto subes de precio, qué canal pausas) y comparte el documento con tu equipo antes de la siguiente reunión comercial.

Errores frecuentes que debes evitar al hacer un informe de ventas

El mayor riesgo al hacer un informe de ventas no es equivocarse con las fórmulas (eso lo resuelve la plantilla), sino sacar conclusiones erróneas de los datos. Estos son los errores que más se repiten en pymes y equipos comerciales:

• Comparar periodos sin homogeneizar: meter en el mismo cuadro un mes con vacaciones contra uno laboralmente normal sin avisarlo distorsiona la lectura.
• Confundir ingresos con margen: vender mucho no significa ganar mucho. Si no separas el coste, te puedes estar engañando con la cifra de facturación.
• Ignorar la actividad del equipo: ver solo ventas reales sin las llamadas y reuniones detrás impide entender por qué un vendedor cumple y otro no.
• No cerrar las operaciones del periodo: contar como ganados acuerdos que aún están en negociación infla la cifra y maquilla el cumplimiento real.
• Hacer el informe y guardarlo: si no se discute en una reunión y no se traduce en decisiones, el informe no aporta valor real al negocio.

Evitar estos errores no requiere herramientas más sofisticadas, sino disciplina al rellenar los datos y honestidad al interpretarlos.