Contabilidad

La importancia de tener un inventario actualizado

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La importancia de tener un inventario actualizado

Las empresas suelen depender de su inventario para operar o completar pedidos de clientes. El inventario, de hecho, es un activo importante de la compañía que la ayuda en tareas básicas como la planificación y la gestión del presupuesto. Así, las empresas deben considerar el hecho de tener registros de inventario actualizados, pues esto supone una herramienta de administración esencial que desemboca en múltiples beneficios.

Uno de ellos es la mencionada planificación. Cuando se tiene un inventario actualizado, los datos que éste arroja nos indican si podemos aceptar solicitudes de clientes o proyectos particulares. Nos hacemos una idea nítida de cuándo necesitaremos ordenar nuevo producto, y en qué cantidad.

Asimismo, al revisar un inventario actualizado podemos ver las tendencias del inventario a lo largo del tiempo y hacer algunas previsiones básicas sobre aquello que se agotará más rápido y aquellos productos que resultan prescindibles. Si mantenemos el inventario desactualizado esa tendencia será menos identificable.

Todos estos elementos mencionados ayudan a planear una estrategia de negocio adecuada, lo cual es fundamental para desarrollar y mantener los vínculos adecuados con los inversores, que siempre están ávidos de ver los planes específicos para tus operaciones.

Los inventarios actualizados permiten que, cuando un cliente llame o pregunte por algún producto del almacén, podamos dar una respuesta rápida y precisa. Un tiempo rápido de respuesta suele traducirse en que el cliente obtenga una mejor impresión de la compañía. Cuando sepas con precisión qué inventario tienes y dónde está situado, puedes recuperarlo fácilmente y distribuirlo con la mayor celeridad posible.

En ese sentido, un inventario actualizado ayuda a reforzar la estima de nuestros clientes y, por tanto,  mejorar las ventas de la compañía. Por el contrario, un inventario caótico lo único que puede conseguir es bloquear todos los pedidos y finalmente conducir a nuestra empresa hacia un desfiladero.

Otra de las virtudes de gestionar un inventario bien actualizado es el control de gastos. La falta de mantenimiento del inventario significa a veces que una empresa no puede enviar un artículo hasta que se aproxima la fecha límite, con lo que la compañía probablemente tendría que pagar un dinero extra para agilizar ese envío.

Este punto no supone un problema grande cuando se hacen envíos a pocos clientes, pero si hablamos de empresas que realizan cientos de envíos a diarios entonces el problema adquiere una gran magnitud.

Otro de los puntos a tener en cuenta respecto a una gestión efectiva del inventario consisten en la posibilidad que esto aporta de medir el éxito de manera correcta. Por ejemplo, desde el inventario se puede definir un seguimiento exitoso que consista en perder un único elemento por mes. Si las personas encargadas de actualizar o revisar el inventario consiguen los objetivos marcados, pueden ser recompensadas. Este gesto contribuirá a mejorar la productividad de parte de la empresa.

Por último, el hecho de tener un inventario actualizado ayuda a gestionar mejor el tiempo del equipo, pues no hará falta perder días y semanas enteras en la actualización de un inventario desfasado. Siempre es mejor gestionarlo a diario que ir dejándolo y hacerlo de golpe. Esta última estrategia es agotadora y poco efectiva.