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¿Cómo realizar un informe de ventas efectivo?

¿Cómo realizar un informe de ventas efectivo?

Un buen informe de ventas puede ayudarte a establecer mejores estrategias para el futuro de tu empresa… Aquí te explicamos cómo bordar este documento.

No pienses que un informe es algo que se hace para recopilar los datos de algo que ya ha ocurrido… Que, a ver, también. Claro que se hace por eso. Pero, sobre todo en el caso de las ventas, este tipo de informes puede ser una herramienta diferencial a la hora de analizar el presente para enfrentarte al futuro de la forma más óptima posible. En este artículo te explicamos cómo conseguir hacer un buen informe de ventas.

Piensa, eso sí, que este tipo de análisis a gran escala se dan con mayor facilidad cuando las áreas de un negocio están interconectadas y trabajan todas a una. Lo mejor para conseguir esto es, obviamente, un ERP sencillo (o uno complicado, todo depende de tu nivel de pericia con las nuevas tecnologías) que permita a todas las áreas de tu empresa trabajar en tiempo real en la nube.

Si consigues esto, ya tienes la mitad del camino ganado hacia un reporte de ventas efectivo. Pero no te duermas en los laureles…  Y sigue leyendo. Que vamos a profundizar en cómo hacer un buen informe de  ventas.

Tipos de informes de ventas

Un momento, hagamos un alto al camino y planteemos la pregunta básica: ¿qué es exactamente este informe del que estamos hablando aquí y ahora? Pues nos estamos refiriendo a un documento que te permita tener una visión panorámica de las actividades comerciales de tu negocio.

El análisis de las ventas deberá conducir a una evaluación de la situación empresarial que permita planificar todo un conjunto de estrategias con las que mejorar resultados y optimizar las decisiones futuras. Sus prestaciones son tan diversas que, obviamente, existen diferentes variaciones, cada una pertinente en una situación concreta.

Pongamos tres ejemplos de informes de ventas habituales…

  1. Resumen de ventas. Con este documento podrás contemplar el crecimiento y el progreso de las ventas de tu negocio. Incluirá, entonces, datos relativos a los niveles de ventas realizadas, el crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado.
  2. Informe de ganancias y pérdidas. Este documento analiza los clientes ganados y perdidos. Por lo tanto, los datos que interesarán en este caso son las cotizaciones, los objetivos deseados y la tasa de cierre del año.
  3. Informe de contactos. Este es un documento especialmente interesante para vaticinar las nuevas oportunidades de un negocio. Para ello, se recopilarán los contactos, el área industrial a la que pertenecen, fechas de contacto y cualquier otro dato de referencia que pueda servir para abrir el canal de comunicación y, sobre todo, negociación.

Obviamente, suele creerse que un informe de ventas es solo el caso número 1, el resumen de ventas. Pero, como ves, existen muchas variantes. Y todas ellas pueden ser valiosas para tu negocio.

Cómo realizar un informe de ventas

Como ya hemos dicho más arriba, el resumen de ventas suele ser el informe más habitual… Y por eso vamos a centrarnos en él y ver los diferentes pasos necesarios para realizarlo de forma correcta.

  1. Recopila toda la información de ventas. Puedes catalogarla como prefieras, ya sea de forma semanal, mensual, trimestral, anual… Todo dependerá de los objetivos de tu informe.
  2. Crea una tabla con todos los datos. En el caso del informe de ventas, una posibilidad sería dedicar una columna al mes (o la unidad de tiempo que prefieras), otra a las ventas, otra más al crecimiento y, finalmente, añadir el porcentaje respecto al mes anterior. Si usas Excel o un buen ERP, el cálculo de todas estas casillas podrás hacerlo de forma totalmente automática e incluso automatizada.
  3. Calcula los totales. Si has contemplado los meses, por ejemplo, calcularás los totales de ventas anuales, pero también el crecimiento y el porcentaje de esos doce meses.
  4. Crea el gráfico que prefieras para visualizar la información de la forma más fácil y accesible posible. Puedes optar por la típica tarta dividido en porciones o el habitual diagrama de columnas. Aquí todo depende del gusto de quien realiza el informe de ventas.t

Ejemplo práctico de un buen informe de ventas

Un buen ejemplo de informe de ventas ha de adjuntar las siguientes características: claridad, ser intuitivo, sencillo y, sobre todo, poderosamente visual. Lo bueno de los tiempos que corren es que las nuevas tecnologías han hecho posible que incluso alguien que no tiene ni idea de fórmulas de Excel ni de diagramas gráficos pueda hacer un buen reporte de ventas.

¿Cómo? Ya te lo hemos soplado un poco más arriba: un buen ERP siempre contará con herramientas para realizar informes de ventas óptimos. En Holded, por ejemplo, las posibilidades son infinitas. Si tienes al día tus ventas en la plataforma, los informes se generarán de forma automática y con una gran cantidad de posibilidades de customización.

Puedes, por ejemplo, realizar un reporte de ventas en general como el que sigue.

Reporte de ventas en general
Ejemplo de reporte de ventas en general

O puedes hacer un informe para cada cliente, como en este ejemplo a continuación.

Informe de ventas para cada cliente
Ejemplo de informe de ventas para cada cliente

Pero, lo hagas como lo hagas, lo importante es que este informe sirva para tener una visión real del estado de las ventas de tu empresa… Y así empezar a urdir estrategias para el futuro que deseas para tu negocio.