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Gestionar las vacaciones de tu equipo sin morir en el intento

Gestionar las vacaciones de tu equipo sin morir en el intento

¿Gestionar las vacaciones de todo tu equipo es un infierno que cada vez ves más cercano? Te damos unos consejos para no morir en el intento.

Las temperaturas ya están escalando termómetro arriba y, por lo tanto, todo el mundo empieza a pensar en las vacaciones. Pero, claro, el empleado que sueña con la playita veraniega es una cosa, y otra cosa muy diferente es la persona responsable de gestionar y coordinar las vacaciones de todo el equipo… ¡Para este último las vacaciones seguro que son, de entrada, mucho menos placenteras!

Al fin y al cabo, muchos son los factores a tener en cuenta a la hora de gestionar y distribuir las vacaciones de un equipo. Si tienes la suerte de que tu empresa pueda cerrar un mes entero en agosto (o cuando sea), felicidades, porque eso significa que te quitas de encima un peso bien tremendo.

Pero si resulta que tu empresa es como la gran mayoría y los trabajadores tienen que ir repartiendo sus vacaciones de forma que el trabajo nunca pare del todo, entonces necesitas urgentemente un sistema para gestionar todo este tinglado sin morir en el intento. A continuación te ofrecemos tres consejos básicos que pueden ayudarte a este respecto.

 

1. Orden de prioridades

Toda empresa necesita un sistema efectivo a la hora de resolver conflictos potenciales entre las peticiones de vacaciones de unos empleados y otros. En un mundo ideal, todos se sentarían alrededor de una mesa y cuadrarían los calendarios… Pero no vivimos en un mundo ideal, y probablemente tu empresa se vea en la tesitura de tener que establecer un sistema que sea lo más justo y transparente posible.

Tres posibles criterios de discriminación para determinar qué peticiones tienen más peso en el conjunto pueden ser las siguientes:

  1. Empleados con hijos. Está claro que cuadrar las vacaciones cuando tienes una familia con hijos es mucho más complicado, así que no es de extrañar que muchas empresas opten por favorecer las peticiones de los padres y madres de familia.
  2. Antigüedad laboral. Otro sistema de favorecer unos trabajadores a la hora de repartir las vacaciones es basarse en la antigüedad en la empresa: cuanto más tiempo en el equipo, más pesa su petición de vacaciones. Esta es, además una forma interesante de premiar la fidelidad de tus trabajadores.
  3. Rotación. Si lo que buscas es un sistema justo, no hay nada mejor que la rotación. No se tienen en cuenta factores externos de ningún tipo, sino que unas veces se prioriza a unos y otras veces se prioriza a otros. Sin más.

Eso sí, elijas el sistema que elijas, tus trabajadores tienen todo el derecho a saberlo con antelación para poder organizar sus vacaciones con el tiempo suficiente.

 

2. Convenios y contratos

Lo más habitual es que el convenio de cada trabajador especifique cuáles son los días mínimos de vacaciones de los que ha disfrutar. Pero hay muchos otros factores que pueden venir estipulados tanto por el convenio como por el contrato específico de cada empleado.

Puede marcarse, por ejemplo, si existen períodos específicos en los que ese mismo trabajador no puede solicitar vacaciones porque el negocio necesita toda su potencia de producción. O puede darse el caso contrario que ya se ha comentado más arriba: que la empresa cierre un mes al año y que, por lo tanto, esas sean las vacaciones obligadas del empleado.

Sea como sea, todo este tipo de estipulaciones han de ser lo más transparentes posibles. Y esto significa que han de estar en continua posesión tanto del trabajador como del responsable de recursos humanos de la empresa.

 

3. Software de recursos humanos

Después de todo lo explicado en los dos puntos anteriores, queda la parte más importante: ¿cómo gestionar todo el baile de fechas de las vacaciones de tu equipo? Porque está claro que apuntarlo todo en una libretita o en el calendario que tienes encima de la mesa de tu despacho no es una opción del todo fiable…

Lo mejor que puedes hacer es utilizar un software dedicado que te ofrezca las herramientas necesarias para gestionar todas las vacaciones de tu equipo de forma ordenada y clara. Un software como, por ejemplo, el que viene incluido en Holded, que además de la posibilidad de gestionar las vacaciones incluye muchas otras prestaciones de recursos humanos como la gestión de ausencias, el perfil del empleado o la gestión de contratos. ¡Y olvídate de libretitas y calendarios marcados con boli rojo!