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Consejos para diseñar una buena gestión de proveedores

Consejos para diseñar una buena gestión de proveedores

Diseñar la gestión de proveedores de tu empresa puede ser puede ser complicado. Por eso mismo, en este artículo te ofrecemos buenos consejos al respecto.

En el caso de que tu negocio dependa de una red de proveedores (o, bueno, incluso aunque solo dependieras de un proveedor en concreto), ya sabrás que gestionarlos es una tarea particularmente complicada. Es algo, de hecho, que puede salirse de madre a poco que lo descuides. Por eso mismo en este artículo queremos darte las claves para que diseñes la mejor gestión posible a este respecto.

Porque, de la misma forma que un buen software de contabilidad puede solucionarte la vida en todo lo contable a la gestión económica, un buen diseño de gestión que ordene tu trato con los proveedores también puede solucionarte la vida a muchos niveles. Todos ellos necesarios en el día a día de cualquier empresa.

Centrémonos entonces en tres consejos básicos que te ayudarán a elevar tu gestión de proveedores hacia un nuevo nivel de excelencia.

Determinar las condiciones de un trato

Un contrato siempre asusta. Por lo que pueda pasar. Por eso mismo, en el caso del trato con nuestros proveedores, resulta totalmente determinante que hayamos dejado mucho más que atadas las condiciones de ese mismo contrato. Y, sobre todo, hay que andar con mil ojos para que no nos encontremos de repente con que hemos firmado un documento con alguna cláusula que sea desfavorable a nuestro negocio.

Para evitar esta situación, empieza pensando una cosa: lo que hayas hablado en la fase de negociación de tu gestión de proveedores se queda en la fase de negociación, y lo mejor es no fiarse de que la otra parte va a ser leal a la hora de poner por escrito todo lo que presuntamente hayáis negociado. A esto no se le llama ser desconfiado, sino precavido. Y más te vale revisar un contrato varias veces antes de encontrarte con una sorpresa inesperada.

La revisión es una de las partes más valiosas a la hora de determinar las condiciones de un trato. Y aquí hay un consejo primordial: ve a por la información detallada, puesto que esta puede ser la que contenta mayores trucos. No firmes nada si crees que el proveedor no se ajusta a lo que buscas, porque los conflictos debido al incumplimiento de un contrato conllevan una problemática legal del todo indeseable.

Sistema de pagos a proveedores

Empieza por el principio: antes de firmar un contrato, optimiza la gestión de tus proveedores informándote sobre ellos. Un informe sobre la empresa en cuestión te confirmará si tiene deudas o no y, por lo tanto, también te confirmará si podrá afrontar los plazos de vencimiento de vuestra relación.

Una posibilidad a este respecto es trabajar directamente con remesas bancarias (ya sabes: un documento que agrupe varios recibos y que el vendedor entrega a su entidad bancaria para que sea esta la que realice los cobros a todos los clientes). ¿Qué conseguimos con ello? Para empezar, ahorraremos mucho tiempo y trabajo. Pero, sobre todo, podremos optimizar nuestro sistema de pagos.

Selección de proveedores

Este consejo es, probablemente, el fundamental: ¡cuida al extremo la selección de proveedores! Establece un criterio de selección que tenga en cuenta no solo el histórico y el perfil del proveedor en cuestión, sino que también sepa analizar las ventajas estratégicas de los que puede beneficiarse tu empresa en el caso de contar con él.

Usa todas las referencias que puedas encontrar: informes comerciales, comentarios de otros clientes de ese mismo proveedor, echar un vistazo a la infraestructura de la que dispone… Y, sobre todo, nunca te conformes.

¿Qué significa esto? Que la gestión de proveedores se basa en buscar nuevos contactos de forma continua. El motivo es muy sencillo: las condiciones que resultan competitivas hoy pueden verse superadas el día de mañana por un proveedor diferente que no tienes en cuenta porque te has apoltronado, porque han surgido nuevos proveedores que no conoces o porque algún proveedor que desestimaste ha mejorado sus condiciones.

Un último consejo: evita a toda costa la dependencia de un solo proveedor, porque eso solo puede ir en detrimento de la competitividad que te ofrezca. Si un proveedor sabe que trabajas con varios, siempre querrá que estés contento y sigas contando con él. No puede existir mejor punto de partida para la gestión de proveedores, ¿no te parece?