Factura proforma: qué es, para qué sirve y cuándo se utiliza

Dentro del vasto mundo de la facturación, las facturas proforma son muy particulares por su validez legal y comercial. Pero si no son una factura real ni un presupuesto, entonces ¿para qué sirven?

Introducción

¿Qué es una factura proforma?

¿Para qué sirve?

¿Cuándo se utiliza?

¿Quién la emite?

¿Qué diferencia hay entre una factura regular y una factura proforma?

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?

¿Cómo se hace la factura proforma?

Cómo hacer una factura proforma en inglés

Cómo hacer una factura proforma paso a paso con Holded

Ejemplo de una factura proforma

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Una factura proforma es un documento que detalla los bienes o servicios que un proveedor se compromete a suministrar a un comprador antes de que se haya completado una transacción. A menudo, se utiliza en el comercio internacional como una forma de proporcionar al comprador una cotización de precios y términos antes de que se envíen los bienes o se presten los servicios.

¿Qué es una factura proforma?

Como ya mencionamos, una factura proforma es un documento de carácter informativo que contiene toda la información que posteriormente habrá de incluirse en la factura definitiva.

 

Este carácter informativo se utiliza para declarar el compromiso del vendedor de proporcionar el producto o servicio especificado al comprador y al precio determinado.

¿Para qué sirve?

La factura proforma incluye información sobre los productos o servicios, como su descripción, cantidad, precio unitario y total, así como cualquier impuesto, tarifa de envío u otros cargos asociados.

 

Esta no tiene validez a efectos contables y un negocio no puede utilizarla como justificante de pago. Sin embargo, sí que puede ser utilizada para exigir que se respeten las condiciones del contrato.

¿Cuándo se utiliza?

Algunas empresas pueden requerir una factura proforma como parte del proceso de solicitud de crédito o como parte de una solicitud de licencia de importación o exportación.

 

Estas son usadas por empresas en transacciones internacionales donde el establecimiento de un acuerdo comercial puede llevar a confusiones. Un ejemplo claro es en el momento que se debe declarar el valor de las mercancías al pasar por aduanas.

¿Quién la emite?

En este caso, la factura proforma tendrá que ser emitida por la empresa exportadora. Y en ella se detallarán todos aquellos aspectos que sean importantes para completar la transacción de compra venta.

 

Si el importador decide aceptar la oferta, la factura proforma puede servirnos como un justificante de confirmación del pago antes de que se realice. También podrás convertirla a factura y emitirla al cliente para su pago posterior.

¿Qué diferencia hay entre una factura regular y una factura proforma?

A primera vista, son fáciles de confundir, ya que contienen la misma información y la presentan prácticamente de la misma manera, pero estas tienen sus diferencias. 

 

La proforma es una factura provisional. Esta sirve para sellar la compraventa de un producto o servicio entre dos partes, pero no formará parte de tu contabilidad. A diferencia de la factura que es el documento definitivo, la proforma se puede modificar. 

 

La Agencia Tributaria nunca aceptará una factura proforma como evidencia de una relación comercial entre tú y tu cliente, por lo que es muy importante tener clara la diferencia entre las dos. 

 

En cuanto a aspecto, la factura proforma sería exactamente igual a una factura regular si no fuese por dos detalles:

 

Título

La principal diferencia entre las dos es el título. La factura proforma siempre deberá indicar al cliente lo que es y de forma muy clara. La palabra ‘proforma’ tiene que aparecer en la cabecera del documento y de manera evidente para así poder diferenciarlas. 

 

Numeración

Las facturas proforma pueden numerarse, pero como no forman parte de la contabilidad, no es un requerimiento. Las facturas regulares siempre van numeradas. 

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?

Estos documentos se pueden confundir, ya que tienen características similares:

 

  • Ninguno tiene validez fiscal (no se pueden usar para cobrar o entregar a Hacienda).
  • Muestran el precio de los productos o servicios.
  • Se suelen enviar antes que la factura final. 

Pero es ahí donde las similitudes terminan.

 

El presupuesto es un cálculo anticipado del precio total de un bien o servicio. Se entiende como una oferta y su función, normalmente, es la de iniciar una negociación. Si tu cliente lo rechaza, deberás crear uno nuevo o terminar la relación. 

 

Dependiendo de las negociaciones, el coste total que aparece en el presupuesto puede variar mucho desde su primera versión a la factura final. 

 

En cambio, la factura proforma tiende a ser un reflejo de la factura final y en este no puede haber otra cantidad o monto diferente al precio acordado. Normalmente:

 

  1. Se envía un presupuesto
  2. Se aprueba el presupuesto 
  3. Se crea una proforma 
  4. Se convierte la proforma en una factura comercial

¿Cómo se hace la factura proforma?

Como ya habíamos comentado, el contenido de una factura proforma es bastante similar al de una factura ordinaria.

 

Los requisitos de las facturas proforma son:

 

  • El encabezado debe contener el título ‘Factura Proforma’ de forma muy visible para evitar confusiones con las facturas comerciales.
  • La fecha de emisión.
  • Tus datos como proveedor o emisor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, domicilio, etc. Además, en el caso de que la transacción se realice dentro de la Unión Europea, habrá que incluir el número de IVA comunitario.
  • Datos de tu cliente o destinatario: nombre comercial, razón social, identificación, datos de contacto, dirección, etc.
  • Descripción de los productos, mercancía o servicios, mencionando de manera explícita la cantidad o las unidades si aplica.
  • Precio unitario por producto, precio total y la divisa cotizada.

Cómo hacer una factura proforma en inglés

Hay diferentes marcos legales que hacen necesario enviar un documento de facturación en inglés. Los más extendidos, fundamentalmente, son los envíos fuera de la Unión Europea y el caso en el que el destinatario de la proforma exija el documento en este idioma.

 

Por suerte, una factura proforma en inglés debe incluir los mismos apartados que en castellano. Solo se debe de tener en cuenta cómo se traducen los términos y cuáles son los impuestos internacionales.

 

  • En el encabezado deberás incluir la expresión «Pro forma invoice» con tal de evitar malentedidos con tu cliente.
  • Deberás incluir el nombre y el CIF o número de identificación de ambas partes, teniendo en cuenta que probablemente esto cambie dependiendo del país al que vas a facturar.
  • A la hora de hacer facturas proforma en inglés, no te olvides de la «Pro forma invoice date», que será la fecha de la factura y que, igual que en castellano, deberá ser correlativa a su número de factura (o número de serie, en el caso de que optes por crear una serie diferente para tus transacciones extranjeras).
  • Nomina todos los apartados de los conceptos facturados en lengua inglesa. Esto significa que tendrás que familiarizarte con términos como «quantity» (cantidad), «unit» (unidad), «description» (descripción), «price» (precio) y «total» (total).
  • La fecha de pago será indicada bajo el concepto de «Due Date».
  • Los «Terms of Payment» se refieren a las formas de pago, que deberán haber sido consensuadas y aceptadas por ambas partes con anterioridad. Este apartado es especialmente importante porque es necesario recordar que, aunque la factura proforma en inglés no sea válida a nivel fiscal (porque, recordemos, es un comprobante), sí que tiene validez legalmente en el que caso de que se produzca un impago o el incumplimiento de las condiciones pactadas.
  • El total de tu factura en inglés deberá marcar un total neto que se conoce como «total without VAT», pero también deberás incluir el importe y el IVA asignado según la transacción «VAT amount %» y, para acabar, el monto final a facturar, que suele asignarse bajo el nombre de «total due».

Cómo hacer una factura proforma paso a paso con Holded

Con Holded, es muy sencillo crear una factura proforma ya que puedes automatizar su creación al usar cualquiera de las plantillas prediseñadas que vienen por defecto.

 

Para empezar, solo tienes que acceder a tu sección de ‘Ventas’, hacer clic en ‘Proforma’ y seleccionar el ‘+’ azul. 

 

Paso 1 – Datos básicos

 

Desde ahí podrás dirigirte al bloque superior de información donde se rellenará de forma automática el número del documento y podrás agregar en los campos indicados los datos del contacto, la fecha de emisión y vencimiento. 

 

Paso 2 – Elementos de la tabla

 

Después te encontrarás con el bloque inferior izquierdo de información. Aquí es donde insertarás el resto de la información necesaria: artículo, concepto, descripción, cantidad, uso, etc. 

 

Paso 3 – Opciones avanzadas

 

Una vez listas las opciones básicas, podrás elegir distintos parámetros más específicos como el tipo de moneda y el idioma de la proforma, entre otros.

 

Paso 4 – Asigna un canal de ventas

 

Aquí podrás escoger una cuenta o crear una nueva donde se manejará esta proforma. 

 

Paso 5 –Añade etiquetas

 

Tienes la posibilidad de añadir etiquetas (o tags) para exportar informes personalizados más adelante. 

 

Paso 6 –Previsualiza y guarda

 

Una vez completados los demás pasos, y aceptas, podrás visualizar tu proforma en formato PDF y guardarla. 

 

Finalizado el proceso, será posible enviarla en un correo electrónico a tu cliente desde tu cuenta de Holded. Podrás programar el envío de hasta 500 facturas proforma en masa.

Ejemplo de una factura proforma

La siguiente es una factura proforma realizada con una cuenta de Holded. Como podrás ver, indica claramente que es una ‘proforma’ en la parte superior.

 

Ejemplo de una factura proforma creada usando el software de Holded.