Facturación

Cómo hacer una factura proforma en inglés

Cómo hacer una factura proforma en inglés

Te explicamos cómo hacer una factura proforma en inglés… Porque nunca sabes cuándo te vas a ver en la necesidad de emitir este tipo de documento.

Tener un buen nivel de inglés es algo que todos deseamos en nuestra vida laboral porque, hay que admitirlo, es una habilidad que puede sacarnos de más de un entuerto. Pero, incluso con un buen nivel de este idioma, hay áreas de negocios que necesitan unos conocimientos y un lenguaje realmente técnicos… Como, por ejemplo, el caso de un tipo de factura en concreto: la proforma.

Y, sí, claro, también puedes confiar en el hecho de que tienes el mejor  programa de facturación. Pero es que hay cosas que ni este tipo de softwares son capaces de resolver. Así que, apelando a aquello de que «el saber no ocupa lugar», ¿por qué no vas a querer saber cómo hacer una factura proforma en inglés de forma totalmente perfecta?

¿Cuándo debes crear tu factura en inglés?

Hay diferentes marcos de facturación en los que es necesario enviar tu documento en inglés. Los más extendidos, fundamentalmente, son los envíos fuera de la Unión Europea y el caso concreto en el que el destinatario de la proforma exija este idioma en concreto.

Al fin y al cabo, este modelo de factura tiene como objetivo reflejar todo un conjunto de datos que tendrán que incluirse en el documento, de tal forma que el cliente final pueda presentarla en el banco pertinente de su país. Es este, entonces, un documento que (en cualquier idioma) actúa como comprobante que establece precios, tasas y cualquier otro factor que intervenga en el proceso de facturación.

Así que, para que todo esté lo más claro posible, lo mejor será utilizar una lengua que ambas partes comprendan a la perfección. Así evitarás sustos innecesarios.

¿Cómo hacer una factura proforma en inglés?

Partamos de un hecho realmente básico: una factura proforma en inglés debe incluir los mismos apartados que en castellano. Si tienes dudas a este respecto, siempre puedes recurrir a nuestro artículo «Factura proforma: ¿qué es y para qué sirve?«, donde estos apartados quedan mucho más que claros.

Pero sí que deberás tener en cuenta todo un conjunto de factores que abordamos a continuación…

  • En el encabezado deberás incluir la expresión «Pro forma invoice» con tal de evitar malentedidos con tu cliente.
  • Deberás incluir el nombre y el CIF o número de identificación de ambas partes, teniendo en cuenta que probablemente esto cambie dependiendo del país al que vas a facturar.
  • A la hora de hacer facturas proforma en inglés, no te olvides de la «Pro forma invoice date«, que será la fecha de la factura y que, igual que en castellano, deberá ser correlativa a su número de factura (o número de serie, en el caso de que optes por crear una serie diferente para tus transacciones extranjeras).
  • Nomina todos los apartados de los conceptos facturados en lengua inglesa. Esto significa que tendrás que familiarizarte con términos como «quatity» («cantidad»), «unit» («unidad»), «description» («descripción»), «price» («precio») y «total» («total»).
  • La fecha de pago será indicada bajo el concepto de «Due Date«.
  • Los «Terms of Payment» se refieren a las formas de pago, que deberán haber sido consensuadas y aceptadas por ambas partes con anterioridad. Este apartado es especialmente importante porque es necesario recordar que, aunque la factura proforma en inglés no sea válida a nivel fiscal (porque, recordemos, es un comprobante), sí que tiene validez legalmente en el que caso de que se produzca un impago o el incumplimiento de las condiciones pactadas.
  • El total de tu factura en inglés deberá marcar un total neto que se conoce como «total without VAT«, pero también deberás incluir el importe y el IVA asignado según la transacción «VAT amount %» y, para acabar, el monto final a facturar, que suele asignarse bajo el nombre de «total due«.

Y ya está. Explicado así a botepronto, puede parecer que hacer una factura proforma en inglés es algo complicado… Pero realmente no lo es. Piensa que, al final, estás haciendo la misma factura pero nombrando cada elemento en otro idioma. Una vez tengas eso claro, el resto vendrá rodado.