Contabilidad

Contabilizar e informar de una provisión de fondos

Contabilizar e informar de una provisión de fondos

Contabilizar e informar de una provisión de fondos puede ser algo menos sencillo de lo que parece… Y por eso te queremos ayudar con este artículo.

¿Alguna vez te has encontrado ante la necesidad de hacer una provisión de fondos y no has sabido si la estabas contabilizando correctamente? No te preocupes, porque realmente nos encontramos ante uno de los conceptos más problemáticos dentro del área de la contabilidad. Por eso mismo, hemos querido dedicar todo un artículo a desentrañar este misterio.

Porque ya sabes cómo va esto: primero tienes que empaparte con la teoría, y luego debes ponerla en la práctica usando el mejor programa de contabilidad posible. Pero, como esto último ya es algo que corre por tu cuenta, nosotros vamos a centrarnos aquí y ahora en este concepto contable para que sea lo menos problemático posible.

Para aprender a contabilizar una provisión de fondos tendremos que empezar, obviamente, por la gran pregunta: ¿qué es exactamente este concepto? Dicho un poco a grosso modo, podemos afirmar que este término se refiere a una cantidad concreta de dinero que se nos reclama por adelantado sobre unos honorarios o gastos relacionados con algún asunto contable.

Dicho de forma más resumida todavía: este tipo de provisión se refiere a un pago por adelantado de unos honorarios relativos a servicios. Imagina, por ejemplo, que necesitas contratar a un abogado durante un tiempo de seis meses. Lo más normal será que el profesional en cuestión desglose su presupuesto en dos partes: sus honorarios finales y su adelanto, que suele variar entre el 40% y el 50% del total.

Ese adelanto nosotros lo contabilizaremos como provisión de fondos… Pero, ¿cómo deberemos hacerlo para asegurarnos de que no estamos errando el tiro?

¿Cómo contabilizar una provisión de fondos?

A la hora de computar este tipo de provisiones, existen dos posibilidades: una que nos supondrá un gasto real y otra que no. Veamos ambas con detenimiento.

Pagar honorarios

Si un profesional nos reclama una cantidad dineraria como adelanto de sus servicios, para nosotros constará como una actividad económica al uso, por lo que deberemos contemplarla en nuestra contabilidad como cualquier otro servicio. ¿La diferencia? Que lo estamos pagando por adelantado y que, de hecho, tampoco estamos pagando el 100% de ese servicio, sino una fracción.

En este caso, será necesario que exista una factura que deje constancia de que se ha hecho la cuenta contable de provisión de fondos. Será una factura en la que se reflejará el concepto del servicio en sí, además de los datos habituales y necesarios (ya sabes: fecha de emisión, datos de receptor y emisor y los impuestos correspondientes, ya que a cualquier tipo de servicio siempre tendrás que imputarle el IVA).

La emisión de esta factura no es algo aconsejable, ni mucho menos, sino que directamente estás obligado a tenerla y, por lo tanto, a solicitarla al proveedor de servicios correspondiente. Una vez recibas la factura, podrás contabilizarla como gasto y, por tanto, podrás deducirla tal y como sueles deducir este tipo de servicios.

Cubrir gastos

Puede darse el caso de que el profesional contratado nos reclame una cantidad dineraria correspondiente a los gastos que ha tenido para poder desarrollar su actividad. Este tipo de gasto, sin embargo, no resulta deducible porque se considera un gato suplico que no contiene ni retención ni ingreso.

Esto significa que no podrás desgravar el IVA de este gasto… Pero que, igualmente, ambas partes estáis obligadas por ley a reflejar esta transacción a través de la factura pertinente que deje constancia del intercambio de servicios.

¿Te ha quedado claro entonces cómo contabilizar e informar de una provisión de fondos? Al fin y al cabo, la única complicación a este respecto es conocer la naturaleza de esta provisión y, así, determinar si puedes o no desgravar el IVA que se desprende de ella… A partir de ahí, todo debería ir rodado.