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Cómo preparar a tu equipo ante la instalación de un programa ERP

Cómo preparar a tu equipo ante la instalación de un programa ERP

¿Has decidido implementar un programa ERP en tu empresa? Te explicamos cómo deberías preparar a tu equipo para asimilar el cambio.

La instalación de un programa ERP está a la orden del día si lo que quieres es mantener a tu empresa en la cresta de la ola (o, en el caso de que no esté allá, llevarla precisamente hacia ese ansiado punto). Pero, claro, este es un proceso que no puede tomarse a la valiente… Y que necesita que prepares a tu equipo para acabar llevándolo a buen término.

Pero no te asustes. Que sea un proceso delicado no significa que sea un proceso imposible, ni mucho menos. Instalar un Enterprise Resource Planning (o lo que es lo mismo: un software de gestión de empresa como el que ofrecemos en Holded) es algo que hay que hacer involucrando a todo tu equipo. Y eso puede ser lo que mayor complejidad añada a la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales.

La solución, sin embargo, es sencilla: organiza a tu equipo de forma eficiente y reparte roles claros pensando siempre en las necesidades del ERP y en los posibles problemas de flujo laboral que pueda acarrear a tu negocio. Con esto en la cabeza, tienes la mitad del camino andado. Pero analicemos el proceso de forma más concreta.

 

Organiza tu equipo pensando en el ERP

¿Cómo deberías organizar tu equipo dependiendo de las necesidades del Enterprise Resource Planning que hayas elegido? En base a tres coordenadas básicas. La primera de ellas es buscar el perfil idóneo para cada una de las tareas de liderazgo, apoyo, aprendizaje y responsabilidad. Esto puede ser un momento crítico para tu empresa, porque puede llegar a implicar que necesites nuevos profesionales especializados en entornos ERP.

Una vez hayas dado con los perfiles perfectos, será el momento de que delegues autonomía. Sin miedo: no puedes llevar todo el peso sobre tu espalda, así que tendrás que repartirlo. Eso sí, hazlo de forma transparente: explícales de forma exhaustiva a los miembros del equipo cuáles van a ser sus responsabilidades y ofréceles total responsabilidad. No existe mejor motivación que esa.

Y, por último, incentiva la comunicación interna de tu equipo. Una de las principales ventajas de todo ERP es precisamente las posibilidades que ofrece a la hora de lubricar la comunicación interna y el trabajo en equipo. Pero, en ocasiones, es necesario un empujoncito para que los trabajadores entiendan que ellos tampoco pueden (ni deben) hacerlo todo solos.

 

Reparte los roles adecuadamente

Identificar los roles idóneos ya hemos dicho que es una de las principales coordenadas en toda implementanción de un Enterprise Resource Planning. Pero, una vez identificados, tendrás que repartirlos entre los candidatos con mayores aptitudes para realizar las tareas que implican cada uno de los siete perfiles necesarios en este tipo de procesos:

  • Patrocinador. Alguien tiene que asumir los costes inevitables en la implantación del ERC, y ese alguien suele ser el CEO de la empresa.
  • Líder. Es la persona responsable de planificar las tares y repartirlas, pero también de marcar un calendario que debería ser sagrado para todos los miembros del equipo.
  • Líderes específicos. Cada departamento que vaya a trabajar usando el ERC deberá tener su propio líder de proyecto, que ha de ser una persona que conozca a la perfección los intríngulis de cada área concreta del negocio.
  • Usuarios finales. Serán aquellos que verán afectada su rutina de trabajo diaria («afectada» para bien, claro). Como el proceso de implementación de este tipo de softwares puede ser desestabilizador y desalentador, nunca está de más buscar estrategias de motivación para estos usuarios finales.
  • Administrador. El administrador está al cargo de supervisar y ajustar continuamente el proceso de instalación del ERP. El líder puede ser también el administrador, aunque separar ambos roles puede ser de ayuda en empresas con una estructura compleja.
  • Consultor externo. Ya lo hemos dicho: este software puede implicar conocimientos que le sean ajenos a todos los trabajadores de una empresa. En ese caso, siempre puede considerarse la opción de contratar a un experto externo que ayude en todo el proceso.
  • Consultor del ERP. Desde dentro del propio Enterprise Resource Planning deberían ofrecerte algún tipo de consultoría para implementar su sistema en tu empresa… ¡Aprovecha esta ayuda!