¿Cómo funciona Verifactu en detalle?

Cada vez que creas una factura con un programa adaptado a Verifactu, se activa un proceso automático que dura apenas unos segundos y que la mayoría de autónomos y empresas nunca llega a ver. Saber qué pasa por debajo te ayuda a elegir bien tu software y a tener claro qué información acaba en manos de Hacienda.

En este artículo desglosamos el funcionamiento de Verifactu paso a paso: desde que confirmas la factura hasta que tu cliente la verifica con el móvil. Verás qué es el registro de facturación, cómo se genera la huella digital y en qué cambia el proceso si trabajas en modo Verifactu o No Verifactu.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el conjunto de requisitos técnicos que la Agencia Tributaria (AEAT) exige a los sistemas de facturación para que ninguna factura pueda alterarse sin dejar rastro. No es un programa que instalas ni una web de Hacienda: es un estándar que tu software de facturación debe cumplir.

Dentro de ese estándar existen dos formas de operar. En la modalidad Sí Verifactu, el software envía cada registro a la AEAT en tiempo real. En la modalidad No Verifactu, los registros se guardan en tu sistema y solo se remiten si Hacienda los reclama. En ambos casos el software tiene que ser conforme a la normativa.

Cómo funciona Verifactu: el proceso en 5 pasos

El funcionamiento es siempre el mismo, tanto si facturas desde el móvil como desde el ordenador. Cada factura recorre estas cinco fases de forma automática, sin que tengas que realizar ninguna acción manual.

Paso 1: se genera el registro de facturación

Cuando confirmas una factura, el software crea un registro de facturación: un fichero estructurado (en formato XML) con los datos fiscales de esa operación. Es importante entender que ese registro no es el PDF de la factura que ve tu cliente, sino un documento técnico independiente que resume la operación para Hacienda.

Ese fichero recoge campos como el NIF del emisor y del receptor, el número y la fecha de la factura, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota. Si quieres ver cómo se organiza esa información por dentro, puedes revisar la estructura del registro en formato XML.

Paso 2: se calcula la huella digital (hash) encadenada

Sobre ese registro, el sistema calcula una huella digital o hash: un código alfanumérico de 64 caracteres generado con el algoritmo SHA-256. Ese hash funciona como una huella dactilar de los datos: si alguien cambiara un solo carácter de la factura, el hash resultante sería completamente distinto.

La clave está en que cada hash se encadena con el de la factura anterior. Cada registro incorpora la huella del registro previo antes de calcular la suya, creando una cadena similar a la de una blockchain. Por eso, si se intentara alterar o eliminar una factura intermedia, todos los registros posteriores dejarían de cuadrar y la manipulación quedaría a la vista.

Esta inalterabilidad tiene una consecuencia práctica: una vez emitida y registrada, no puedes modificar ni borrar una factura. Para corregir un error tienes que emitir una factura rectificativa o un registro de anulación, que se añaden a la cadena sin romperla.

Paso 3: se firma electrónicamente el registro

Además del hash, el sistema aplica una firma electrónica al registro. Mientras que el hash garantiza que los datos no se han tocado, la firma cumple otra función: identificar de forma inequívoca quién ha generado ese registro. Las dos piezas juntas aseguran integridad y autoría.

Paso 4: se envía a la AEAT y se genera el QR

En la modalidad Sí Verifactu, el software transmite el registro a la Agencia Tributaria en el mismo momento de emitir la factura. No viaja el PDF: se envía el registro estructurado con los datos fiscales, el hash y la firma. La AEAT lo recibe, lo valida y lo almacena.

Los datos que llegan a Hacienda son, en esencia, los que identifican la operación: NIF del emisor y del receptor, serie y número de factura, fecha, base imponible, tipo impositivo, cuota y los metadatos de control (hash de encadenamiento, firma y marca temporal). Con esa información, Hacienda ya tiene registrada la factura antes incluso de que la recibas tú.

A la vez, cada factura incorpora dos elementos visibles: un código QR y la leyenda «VERI*FACTU» o «factura verificable». Si operas en modo No Verifactu, este paso cambia: el registro no se envía de forma automática, sino que se conserva en tu sistema hasta que la AEAT lo requiera.

¿Y si te quedas sin conexión a internet justo en ese momento? No pasa nada: el sistema genera igualmente el registro y lo envía en cuanto se restablece la conexión, de modo que puedes seguir facturando sin bloquearte.

Paso 5: tu cliente puede verificar la factura

El último paso lo da quien recibe la factura. Al escanear el código QR con el móvil, se abre la sede electrónica de la AEAT y se muestran los datos que el emisor ha registrado, de modo que el receptor puede comprobar que la factura es auténtica y coincide con lo que tiene Hacienda.

Esta verificación pública e inmediata solo está disponible en la modalidad Verifactu; en modo No Verifactu el QR aparece igualmente, pero no permite esa comprobación directa por parte del cliente.

¿Cómo cambia el proceso en modo Sí Verifactu y No Verifactu?

El proceso técnico (registro, hash, firma) es idéntico en las dos modalidades. Lo que cambia es qué ocurre después con ese registro y quién se responsabiliza de conservarlo:

Para decidir cuál de las dos modalidades te conviene, revisa en detalle las diferencias entre Sí Verifactu y No Verifactu.

¿Qué necesitas para que Verifactu funcione? El software homologado

Para que todo este proceso ocurra, necesitas utilizar un software de facturación homologado. La normativa obliga a que el programa cumpla una serie de requisitos técnicos que garantizan la fiabilidad de cada registro:

• Inalterabilidad e integridad: genera un hash y una firma electrónica por factura e impide modificar registros ya emitidos.
• Trazabilidad: mantiene la cadena de registros enlazados para rastrear cada operación desde su origen.
• Remisión a la AEAT: permite el envío automático y seguro de los datos mediante certificados electrónicos.
• QR y autenticación: añade el código QR y la leyenda VERI*FACTU en cada factura.
• Declaración responsable: el proveedor certifica por escrito que su sistema cumple el reglamento.

Cuando el estándar entre en vigor, la AEAT pondrá a disposición de los usuarios además una aplicación gratuita para emitir facturas conforme a Verifactu. Es válida si facturas de forma muy esporádica, pero se queda corta en cuanto necesitas facturación recurrente, y no incorporará otras funciones necesarias, como contabilidad o posibilidad de tener varios usuarios.

¿A quién afecta Verifactu y desde cuándo?

Verifactu afecta a la práctica totalidad de autónomos y empresas que emiten facturas con un sistema informático en territorio común, sin distinción por tamaño ni volumen. Estas son las fechas clave que debes tener en el calendario:

El detalle cambia según tu caso, y conviene que revises el que te aplica: cómo prepararte si eres autónomo, qué implica para una pyme y qué obligaciones concretas tienen las sociedades. Quedan fuera las empresas acogidas al SII y los territorios forales (País Vasco y Navarra), que usan TicketBAI o el sistema navarro.

¿Es lo mismo Verifactu que la factura electrónica?

No lo son y debes tenerlo claro, porque aunque son dos obligaciones distintas, son compatibles. Verifactu regula cómo se genera la factura desde un punto de vista fiscal: exige el registro con hash, firma y QR para que no se pueda manipular.

Por su parte, la factura electrónica obligatoria entre empresas (prevista en la Ley Crea y Crece) regula otra cosa: el formato estructurado en el que entregas esa factura a tu cliente en las relaciones B2B. En la práctica conviven: puedes tener una factura electrónica que además cumpla Verifactu, y al revés.