Facturación

Automatiza tu facturación si tienes un negocio de suscripción

Automatiza tu facturación si tienes un negocio de suscripción

¿Tu negocio se basa en el modelo de suscripción? Te interesa saber todo lo que la automatización de la facturación puede hacer por ti.

La suscripción es el futuro. Páratelo a pensar: ¿a cuántos servicios estás suscrito? Internet nos está acostumbrando a este método y, de repente, a poco que te despistes, resulta que estás suscrito a Netflix y HBO y Amazon Prime y PS Now y Xbox Game Pass y otros proveedores de entretenimiento. Incluso programas como Word o Photoshop, que antes pagabas a tocateja, ahora han priorizado la suscripción. Y pregúntate: ¿hay algún mes en el que se les haya escapado cobrarte?

Va a ser que no. Y va a ser que no porque, al fin y al cabo, todos estos proveedores de servicio disponen de los medios suficientes como para automatizar su facturación y que, de esta forma, el cobro a sus clientes sea algo que se realiza de forma mecánica. No dependiendo de ningún humano. Que a los humanos se nos olvidan cosas… Y luego pasa lo que pasa.

Eso sí, a lo mejor piensas que este tipo de automatización de la facturación es algo completamente reservado a las grandes empresas que pueden permitírselo. Pero, mira, si piensas eso, debes saber que te equivocas. Y es que nuevos softwares de gestión de empresas (como, por ejemplo, el que ofrecemos en Holded) han puesto este tipo de automatizaciones y optimizaciones al alcance de cualquiera.

Por eso mismo, comparemos: ¿cómo es un procedimiento de cobro básico y, en contraposición, cómo puede (y debe) ser el proceso de facturación automatizada con el que cobres la suscripción de tus clientes? La respuesta, a continuación.

 

Procedimiento de cobro básico

Esto puede parecer demasiado básico, pero consideremos los tres pasos fundamentales de todo cobro básico:

  1. Negociación de condiciones. Esta parte del proceso debe estar totalmente estandarizada y, por lo tanto, debe ser igual para todo los clientes que accedan a tu suscripción.
  2. Gestión de la suscripción. Facturación, ejecución de cobro, contabilización del mismo, documentación pertinente… Los pasos habituales, vamos.
  3. Control y supervisión. A través de un método estricto de seguimiento.

¿Cuadra este proceso con lo que sueles hacer en tu empresa para gestionar tus suscripciones? Pues, con esta base totalmente establecida, añadamos nuevas complejidades.

 

Facturación automatizada de suscripción

Un método automatizado de facturación implica que, al confiar ciertas tareas a un software que las procesa de forma milimétrica, puedes ampliar el procedimiento básico que hemos visto más arribo. De esta forma, si apuestas por automatizar todo este proceso, debes tener en cuenta los siguientes campos a explorar…

  • Condiciones general. Lo ideal es crear un documento tipo de condiciones generales (contratos, frecuencia de facturación, plazos, sistema de cobro…) y confiar en tu software para que se lo haga llegar a los clientes de suscripción.
  • Método de facturación. Un software online de gestión de empresas es lo mejor, ya que esta facturación será un proceso óptimo conectado con el resto de áreas de tu negocio.
  • Método de envío de facturas. Puedes usar el mencionado software para automatizar el envío de las facturas de tus clientes a través de e-mail, por ejemplo.
  • Método de cobro. Dependiendo de cuál sea la opción que elijas, lo más sensato es integrarla en tu software de gestión de empresa para que sea este el que automatice por completo el cobro de la suscripción. Esto significa que, por mucho que uses una pasarela de pago externa, esta estará ligada a tu propio ERP.
  • Control del cobro dentro de plazo. El software adecuado se mantendrá alerta para que ningún pago se salga de plazo.
  • Anotación del cobro. Al usar un software de gestión de empresas, todo cobro generará de forma automática su propia anotación, aliviando a tu equipo de este trabajo tedioso.
  • Archivo de documentación. Todos los procesos de la suscripción generan sus propios archivos de documentación.

¿No te parece que la automatización de facturación en el caso de un negocio de suscripción es mucho más fácil que dejarlo en manos de alguien que deba estar atento de tantas y tan complicadas variables?