Facturación

Albarán de entrega: definición y ejemplo de modelo

Albarán de entrega: definición y ejemplo de modelo

¿No solo quieres saber qué es un albarán de entrega, sino que estás buscando un modelo para hacerlo de forma correcta? Este es el artículo que necesitas.

¿Qué fue antes, el albarán o la factura? Pues esta pregunta, que parece una broma, resulta que tiene bastante miga… Y es que, si no has sabido qué responder, eso significa que tampoco tienes muy claro qué es una nota de entrega. Así que sigue leyendo, porque en este artículo queremos explicártelo todo sobre este documento mercantil.

Porque, ante dudas como esta, ni el nuestro programa de facturación Holded puede ayudarte. Estamos hablando de un conocimiento de base que cualquiera que tenga que lidiar mínimamente con facturas debería tener bien asimilado antes de ponerse manos a la obra con las herramientas de un ERP.

Así que dejemos de marear la perdiz y preguntemos: ¿qué es exactamente un albarán de entrega?

¿Qué es una nota de entrega?

Pequeña explicación necesaria antes de seguir: albarán y nota de entrega son exactamente lo mismo. Nos estamos refiriendo, fundamentalmente a un documento de carácter mercantil que dos partes interesadas utilizan para acreditar prestación de un servicio o la entrega (por una parte) y recepción (por el otro) de un producto.

Dicho de otra forma: la nota de entrega se encarga de dejar constancia de una transacción, pero no de su pago. El documento que deberemos generar para formalizar ese pacto es, obviamente, la factura. (Y, con esta explicación, ya deberías poder responder la pregunta que abre este artículo.)

De esta forma, el albarán de entrega es un documento que siempre deberá ser generado y enviado por el emisor junto a la carga correspondiente (en el caso de un servicio, no habrá carga, pero igualmente se generará la nota). El receptor, por su parte, se limitará a firmar el documento para mostrar su conformidad con la transacción.

Que ambas partes cumplan con sus obligaciones es necesario por dos motivos principales. Por un lado, cuando el emisor genera el albarán está incluyendo unas condiciones de la mercancía o servicio que se han de cumplir a rajatabla. Por otro lado, cuando el receptor firma los albaranes de entrega está dando al emisor la potestad de generar la factura pertinente, ya que su firma indica que todo está correcto y que ya solo falta proceder al pago.

Existen, por cierto, dos tipos básicos de nota de entrega. El albarán valorado incluye el precio individual de cada una de las mercancías, además de los descuentos (en el caso de que existan), los impuestos y el valor final de la transacción estipulada. Por su parte, el albarán sin valorar obvia los importes, descuentos e impuestos, y por eso mismo es obligado adjuntar una factura en la que todos estos conceptos sí que se contemplen.

Modelo tipo de albarán de entrega

¿Te ha quedado claro qué es un albarán de entrega pero lo que tú te estás preguntando es más bien cómo es este tipo de documento? Memoriza, entonces, que toda nota de entrega ha de incluir los siguientes conceptos…

  • Número del documento.
  • Fecha de la transacción.
  • Datos del emisor, incluyendo nombre y apellidos o razón social, dirección postal y CIF o NIF.
  • Datos del receptor o destinatario.
  • Descripción de los bienes o servicio.
  • Firma del receptor.

¿Cómo trasladar toda esta información a un documento? Puedes hacerlo usando las herramientas de un buen ERP, claro. O puedes optar también por la vía tradicional y recurrir a un editor de textos a una base de datos. En este último caso, el resultado final visual y funcional del albarán de entrega dependerá de tu habilidad a la hora de customizar el documento en sí, añadiendo colores que demarquen claramente cada uno de los conceptos.

Un posible modelo que puedes coger como guía sería el siguiente…

Modelo tipo de albarán de entrega
Ejemplo de modelo tipo de albarán de entrega

Como puedes observar, no solo se incluyen todos los conceptos mencionados más arriba, sino que se añaden otras complicaciones interesantes como la diferencia entre «fecha de pedido» y «fecha de entrega», a la que incluso se le añade una «hora». Además de tener en cuenta los impuestos correspondientes, obviamente.

Llegados a este punto, ¿te has dado cuenta de que ya no solo puedes responder qué fue antes, el albarán de entrega o la factura, sino que además puedes generar una nota totalmente correcta? Al final resultó que no era tan difícil.